Mnoga podjetja začnejo svoje poslovanje z ročnim računovodskim sistemom. Za večino podjetnikov ta pot omogoča podjetjem, da začnejo delovati, ne da bi za to potrebovali veliko naložbo za računalniško podprt računovodski sistem. Stroški namestitve računalniškega računovodskega sistema vključujejo nakup sistema, delo za namestitev sistema in stroške usposabljanja za učenje sistema. Ročni sistem vključuje pisanje vsake transakcije v beležnico in ročno izračunavanje vseh številk. Podjetje večinoma priznava potrebo po pretvorbi iz ročnega sistema v računalniški računovodski sistem.
Namesti nov sistem
Prvi korak pri prehodu iz ročnega računovodskega sistema v računalniški računovodski sistem je namestitev računovodskega sistema na računalnik podjetja. Lastnik podjetja preveri različne programske pakete, da bi ugotovil, kaj ustreza njegovim poslovnim potrebam in kupi to programsko opremo. Lastnik prenese programsko opremo na računalnik, kjer se bo pojavilo računovodsko delo.
Dokončajte podatke v ročnem sistemu
Drugi korak pretvorbe zahteva, da lastnik podjetja dokonča podatke. Ko je računalniški sistem naložen v računalnik, mora lastnik dokončati vse podatke, ki jih vsebuje ročni sistem. Lastnik zagotavlja, da so vse transakcije prikazane v računovodskih evidencah in da so vsi izračuni pravilni. Lahko se odloči, da najame računovodsko podjetje za revizijo ročnih finančnih evidenc.
Prenos stanja na nov sistem
Ko so končne številke računov zabeležene v ročnem sistemu, lahko lastnik prenese končne bilance v računalniški sistem. Lastnik nastavi vsak račun v računalniškem sistemu z vnosom imena računa, vrste računa in začetnega stanja. Po vnosu vsakega stanja mora lastnik primerjati bilance z ročnimi bilancami sistema, da preveri, ali so vsi podatki v sistemu vneseni natančno.
Zaženite paralelne sisteme
Četrti korak zahteva, da lastnik za začasno obdobje uporablja tako ročni sistem kot računalniški sistem. To lastniku omogoča, da zagotovi, da novi sistem deluje po pričakovanjih.
Prekinite ročni sistem
Ob koncu poskusnega obdobja lastnik prekine ročni sistem. Lastnik se mora osredotočiti na uporabo računalniškega računovodskega sistema. Vse zapise iz ročnega sistema lahko zapakirate in shranite.
