Izraza „računovodstvo“ in „plačilni list“ sta v podjetju pogosto zamenjana. »Računovodstvo« je izraz, ki se uporablja za opis dela podjetja, ki obravnava vse finančne transakcije in denarne tokove podjetja. »Plača« je postopek priprave plače zaposlenih, kar je ena sama naloga celotnega računovodskega oddelka. Računovodstvo in plačilni seznam imata v podjetju dve ločeni funkciji in cilje, ki ju je treba opredeliti, da ima funkcionalno računovodsko službo.
Funkcija računovodstva
Naloga računovodskega oddelka je slediti in vzdrževati denar, ki prihaja in izstopa iz podjetja. Oddelek je odgovoren za evidentiranje vseh transakcij za sledenje odhodkov in nakupov, vodenje računovodskih evidenc in pisanje finančnih poročil, opravljanje revizij znotraj podjetja, kadar je to potrebno, ter pripravo družbe za davčni čas. Vodja računovodskega oddelka mora poročati o računovodskih vprašanjih ali proračunskih težavah upravnemu odboru, zlasti če proračun vpliva na razvoj produktov ali na posamezne trenutno aktivne projekte.
Računovodski cilji
Računovodski oddelek bo imel nabor ciljev, na katere bodo zaposleni delali. Skupni računovodski cilji vključujejo obravnavo plačnih listov zaposlenih v podjetju, sledenje vseh nakupov, opravljenih za poslovanje, sledenje vsem prodajnim in poslovnim izkazom, preučevanje finančnih poročil za zmanjšanje števila finančnih napak in ravnanje z različnimi finančnimi proračuni podjetja.
Funkcija plače
Obdelava in priprava plačnega lista za zaposlene v podjetju je le ena naloga računovodskega oddelka. Plače so dejanje priprave plače vseh zaposlenih v podjetju. To vključuje tudi izplačila bonusov in provizije od prodaje. Računovodski delavec mora zbrati celotno število opravljenih ur za vsakega zaposlenega in znesek pomnožiti z urno plačo, ki jo prejemajo zaposleni. To bi bilo treba opraviti dvakrat na mesec, tako da so plače delavcev pravočasne.
Cilji na izplačane plače
Zaposleni, ki obravnava plačilne naloge v računovodskem oddelku, mora upoštevati posebne postopke in si prizadevati za zastavljene cilje. Skupni cilji za plače vključujejo vzdrževanje delovnih ur in plačil zaposlenih, izračunavanje provizij in bonusov, pripravo plačil za vsako plačo in tiskanje poročil o izplačanih plačah za glavni proračun in proračun stroškov. Te proračune pripravi računovodski oddelek za lastnika podjetja ali upravni odbor.
