Poslovna korespondenca je običajno zgoščena in dobro organizirana, pri čemer so misli pisateljev predstavljene dovolj jedrnato, da se prilegajo na eno stran. Vendar pa so časi, ko sporočilo, ki ga morate posredovati, zahteva dve strani. Pravilno oblikovanje druge strani poslovnega pisma zagotavlja, da bralec ne spregleda vaših končnih misli.
Oblikovanje glave druge strani
Obliko glave druge strani, ki jo izberete, je odvisno od vas, vendar mora vedno vključevati vsaj polno ime osebe, ki ji je pismo napisano. Glava druge strani lahko vsebuje tudi številko strani in datum črke.
Nekateri pisci raje uporabljajo eno vrstico na drugi strani svojega poslovnega pisma. To je znano kot horizontalna oblika. Na primer, vnesete ime naslovnika na skrajni levi rob, centrirajo številko strani in vnesete datum, ki je upravičen do desnega roba. Z uporabo te oblike se skoraj zgodi, da ustvarjate tri stolpce.
Drugi način za formatiranje druge strani je uporaba oblike bloka, kar pomeni, da vnesete ime naslovnika na zgornji vrstici pod robom enega palca in nato vtipkate številko strani v naslednji vrstici in datum v tretji vrstici. Na primer:
G. Davey Jones
Stran 2
1. oktober 2018
Namesto, da uporabite desno poravnan rob, preprosto preklopite čez sredino strani skoraj do desnega roba. Ko bralci pogledajo drugo stran, prva stvar, ki jo vidijo, je njihovo ime, številka strani in datum. Če se odločite za spenjanje prve in druge strani, območje spenjanja ne pokriva naslova na drugi strani.
Ko ste postavili naslov, pustite tri prazne vrstice, preden vključite preostanek poslovnega pisma. Prepričajte se, da imate dovolj besedila, da upravičite drugo stran. Če imate samo dodatno vrstico ali dve, poskusite zmanjšati vaše pismo, da se prilega na eno stran. Prav tako se prepričajte, da ne začnete druge strani svojega pisma sredi stavka. Če je mogoče, začnite nov odstavek na drugi strani, tako da bo vaše pismo bolje.
Ustvarjanje robov druge strani
Če imate poslovno pismo na dveh straneh, boste morda želeli speti obe strani skupaj. Vendar pa je sprejemljivo, če dve strani svojega pisma preprosto zložite v ovojnico. Če strani spenjate, bralec očitno ve, da je v sporočilu več kot vsebina na prvi strani. Vendar, če se odločite, da ne boste spenjali, zagotovite, da boste začeli oblikovati dovolj daleč od zgornjega roba druge strani, da bo bralec spoznal, da je druga stran prav tako pomembna kot prva. Običajen je rob od enega inča od vrha strani. Tukaj boste začeli z naslovom druge strani.
Pridobite informacijsko pravico naslovnika
Ker druga stran vašega poslovnega pisma vsebuje naslovnikovega imena, je ključno, da je naslovnikovo ime pravilno napisano na prvi strani pisma, ki mu sledi pravilen naslov in poštni naslov. Na prvi strani poslovnega pisma so podatki o naslovniku sledili datumu in naslovu za vrnitev.
Če niste prepričani o črkovanju katerekoli informacije o naslovniku, preverite spletno stran podjetja ali pokličite tajnika podjetja ali receptorja. Ne tvegajte se sramotiti sebe in morda kršiti naslovnika z uporabo napačnih ali zastarelih informacij.
