Pri iskanju zaposlitve je priporočljivo pismo nekdanjega delodajalca lahko izredno koristno pri preverjanju usposobljenosti, kvalifikacij in izkušenj kandidata. Toda strah pred pravnimi zahtevki in dragi sodni postopki preprečujejo delodajalcem, da bi delodajalcem odpovedali zaposlene. Pri pisanju referenčnega pisma je zato treba pristopiti previdno.
O politiki podjetja glede referenčnih pisem za nekdanje zaposlene se obrnite na oddelek za človeške vire. Mnogi delodajalci imajo politiko o referencah, ki ustvarjajo potencialno odgovornost pri zahtevkih, ki jih vložijo bodoči delodajalci ali nekdanji zaposleni. Raziščite vašo državno zakonodajo o imuniteti delodajalcev, ki se nanaša na priporočila za nekdanje zaposlene. Bodoči delodajalci želijo pridobiti resnične in popolne reference o delovni zgodovini kandidata; vendar pa je težko pridobiti informacije od prejšnjih delodajalcev, ki skrbijo glede pravnih posledic in morebitnih zahtevkov zaposlenih z manj kot zveznimi zaposlenimi.
Preglejte kadrovsko datoteko nekdanjega zaposlenega in ugotovite, zakaj je zapustila podjetje. Razlog za prekinitev lahko postane tudi vprašanje, ko sestavljate referenčno pismo. Ne pozabite, da lahko oseba, na katero ste naslovili referenčno pismo, vpraša, ali je nekdanji delavec upravičen do ponovne zaposlitve ali če je zadostno obvestilo o odstopu.Če je sledila politiki podjetja ali protokolu za oddajo svojega odstopa, so to sporna vprašanja, in verjetno se lahko premaknete naprej, da napišete pismo.
Pridobi polno ime in naslov naslovnika. V primeru, da vas zaposleni prosi, da napišete generično referenčno pismo, naslovljeno "na koga se nanaša," razložite omejitve takšnega pisma. Povejte mu, da raje pišete pismo določenemu posamezniku ali podjetju, tako da imate zapis o Kako se uporablja referenčno pismo in za kakšne namene: generično referenčno pismo mora vsebovati strogo dejanske informacije, omejene na datume zaposlitve, naziv delovnega mesta in plačo.To so osnovna dejstva o zaposlitvi, ki bi bila zagotovljena med vsakim preverjanjem zaposlitve. od njih se zahteva, da napišejo generično referenčno pismo, ne da bi zagotovili več informacij, kot bi bilo običajno vključiti v standardno preverjanje zaposlitve.
Pripravite referenčno pismo, kot vsebuje podatke o dejstvih, kot so datumi zaposlitve, naziv delovnega mesta, kratek opis dolžnosti in odgovornosti ter, če se to zahteva, plačo za začetek in konec. Dvakrat preverite osebno datoteko zaposlenega, da boste zagotovili točne informacije in po potrebi pregledali osnutek pri upravitelju človeških virov. Če pišete pismo, ki vsebuje več informacij o uspešnosti zaposlenega, omejite podatke, ki jih navedete, ali je zaposleni upravičen do ponovne zaposlitve. Če je bil nekdanji uslužbenec model zaposlenega brez kakršnih koli težav z uspešnostjo med zaposlitvijo, sklicajte referenco na način, ki odraža to, dokler imate preglede uspešnosti, ki jih boste podprli.
