Vaša sposobnost za učinkovito komunikacijo bo neposredno vplivala na vaš uspeh pri delu. Ključno je, da veste, kako pisati in pošiljati korespondenco, ki je jedrnata in razumljiva. Poslovni zapis je kratek dokument, ki obravnava določeno skupino ljudi in se osredotoča na določen namen. Dobro napisana beležka vam bo pomagala učinkovito komunicirati in doseči rezultate. Poleg tega, da ga pravilno pišete, je ključnega pomena, da se prepričate, ali je vaš dopis poslan pravilno, ljudem, ki ga morajo najbolj prebrati.
Oblikovanje beležke
Pomisli na svoje občinstvo. Preden začnete sestavljati svoj dopis, upoštevajte stopnjo izobrazbe in izkušnje ljudi, s katerimi komunicirate. Upoštevajte tudi potrebe vaših prejemnikov. Nekateri posamezniki bodo morda potrebovali podrobnejša navodila in specifične smernice, druge pa lahko dobijo zelo splošne informacije in nato prevzamejo pobudo same.
Uporabite pravilno oblikovanje glave. V vrstici "Datum" uporabite standardne okrajšave. Za »Za« morate navesti vsako osebo, ki bo prejemala beležko po imenu. Ne uporabljajte vzdevkov. Uporabite ime in priimek ter ju uredite po abecednem redu ali po položaju v podjetju. Za vrstico "Od" uporabite ime in priimek ter oddelek, v katerem ste, če je to primerno.
Izberite vrstico, ki je specifična in informativna. Pogosto ljudje pošiljajo beležke s temami, ki so nejasne in splošne. Specifična in jedrnata bo dala prejemnikom veliko boljšo predstavo o tem, kaj spominja. Na primer, splošna tema bi se glasila "Srečanje", vendar bi lahko določena vrstica teme rekli: "Predstavitev prodajne ekipe za sestanek v petek."
Odprite s posebnostmi. Ne izgubljajte časa s chit-chatom ali ozadjem. Prvi del beležke naj natančno pove, kaj potrebujete. Z uporabo zgornjega primera predstavitve prodajne ekipe se lahko odprete z: "Na srečanju v petek bo prodajna ekipa predstavila diaprojekcijo s podatki o prihodkih in računih za prvo četrtletje."
Napišite zapis, da se izognete pasivnemu glasu. Beležka je namenjena izmenjavi informacij in zahtevanju pomoči, zato morate uporabiti aktivni glas. V slovnici in pisanju aktivni glas pomeni, da je predmet stavka aktiven - delati ali biti nekaj - namesto da bi se jim druge stvari zgodile. Aktivni glas bi se glasil: »Prodajna ekipa bo predstavila diaprojekcijo.« Pasivni pristop bi bil oblikovan kot: "Želimo, da bi prodajna ekipa razmislila o predstavitvi diaprojekcije."
Napišite sklep. Vaš zaključek ni nujno zapleten, vendar bi moral povzeti ključne točke, ki so navedene v samem sporočilu.
Uredite svoje delo. Nekaj stvari je tako neprijetno kot pošiljanje poslovnega spomina in spoznanje, da ste sredi njega pustili velikanski pravopis. Pred pošiljanjem popravite svoj dopis in poleg popravkov odpravite nepotrebne besede. Obdržite beležko zgoščeno.
Pošljite beležko
Pošljite beležko. Če ga pošiljate preko medstranske pošte, poskrbite, da bo vsaka oseba, ki je naslovljena na dopis, dobila svojo kopijo. Nihče ne bi smel nikoli deliti beležke z moškim v naslednji kabini.
Uporabite e-pošto, če je to možnost. E-poštno obvestilo bi bilo treba poslati vsakomur hkrati, vendar boste morda želeli slepo kopirati nekatere prejemnike. Če beležko pošljete po e-pošti, jo postavite v vrstico z naslovom glave e-poštnega sporočila. Ne uporabljajte lepe pisane pisave, slike ali druge e-poštne dodatke.
Nadaljujte, ko pošljete svoj dopis. Če je v beležki naveden rok, se pozneje z prejemniki prepričajte, ali ste pozneje.
Nasveti
-
Poskrbite, da beležka sledi navodilom podjetja glede oznak, razmika odstavkov itd.
Opozorilo
Če za pošiljanje beležke uporabljate e-pošto, jo dvakrat preverite, preden pritisnete tipko »Pošlji«. Boste želeli biti previdni glede tega, kdo prejme lastniške ali zaupne informacije po e-pošti.
