Povzetek lahko spremlja katero koli vrsto poročila - gre preprosto za konsolidacijo pomembnih podrobnosti, če vaša ciljna skupina ne želi prebrati celotnega poročila. Razlike so v podrobnejših podrobnostih. Standardno obliko morate prilagoditi tako, da bo ustrezala vaši temi in občinstvu. Če je vaše občinstvo vojaško, strateška marketinška skupina opozarja, da mornarica sama proizvede več kot 500 milijonov strani dokumentacije na leto. Upoštevanje tega mora biti vaša najpomembnejša skrb, saj osebje morda ne bo imelo veliko časa za porabo na vaših straneh.
Organiziranje informacij
Vaš prvi izziv je organizirati informacije v svojem poročilu, tako da lahko vključite najpomembnejše dele v veliko krajši dokument - vaš povzetek. Preglejte celotno poročilo in izločite informacije, ki jih želite vključiti v povzetek. Vrstni red predstavitve mora biti podoben načinu prikaza informacij v samem poročilu. V povzetek vključite naslove, ki se ujemajo ali jih lahko preprosto povežete z razdelki v poročilu. Če poročilo ne vsebuje naslovov, lahko v svojem povzetku zapišete zapise, ko ga napišete, in usmerite bralca, kje v daljšem poročilu najde podrobnejše informacije. V svoj povzetek ne želite vključiti določenih podatkov, vendar jih mora bralec najti, če želi izvedeti več.
Pisanje povzetka
Namen povzetka je čim hitreje razložiti vse temeljne informacije, ki jih potrebuje vaš bralec za odločitev glede vprašanja, ki ga obravnavate. Strukturirajte svoj povzetek, da se na začetku prikažejo najpomembnejše informacije. To mora vključevati omembo namena in obsega vašega poročila in morda tudi vaš zaključek. Svojega vojaškega občinstva morda ne boste želeli ugibati do zadnjega odstavka v povzetku. Odvisno od vsebine poročila lahko sledite s postopki, ki jih je treba izvesti, raziskavami, ki ste jih opravili, analizo, možnostmi in končno odločitvijo. Naj bodo vaši odstavki kratki, ne več kot sedem ali osem stavkov, in vsakemu od njih posvetite del svojega poročila. Ostanite na treh straneh, razen če povzamete tehnično poročilo. V tem primeru lahko vaš povzetek vsebuje do 10 odstotkov strani vašega poročila, če pa je tako dolgo, je sprejemljivo, da napišete dva ločena povzetka. Dlje se lahko ukvarjamo s tehničnimi vprašanji in krajši povzetek na 3 strani lahko poda pregled celotnega poročila. Ne skočite naprej in nazaj med preteklim, sedanjim in prihodnjim časom - to upočasni berljivost.
Obravnava vojaškega občinstva
Strateška marketinška skupina svetuje, da mora standard pisanja v vojski zahtevati jasno sporočilo, ki spodbuja hitro branje. Če vaše poročilo vključuje izdelavo igrišča za vsakogar v katerikoli veji oboroženih sil, naj ostanejo kratke in natančne besede. Izogibajte se navajanju mnenj, kot so: »Mislim, da bo to delovalo, ker je X enako Z.« Lahko izpišete šest besed, tako da preprosto navedete: »X je enako Z«, nato razložite vaša najpomembnejša dejstva in jih povežite s pričakovanimi rezultati.
Previdnostni ukrepi
Razmislite o svojem bralcu, če razpravljate o vojaških zadevah. Če ste član oboroženih sil in pišete civilnemu subjektu, poskrbite, da ne vključite nobenih informacij, ki so zaupne ali kršijo varnost. Če svoje poročilo in povzetek pišete svojemu nadrejenemu, lahko oba preidejo skozi druge roke, preden pridejo na njegovo mizo, zato poskrbite, da bodo vsi sodelujoči prebrali, da bodo prebrali, kaj ste napisali.
