Včasih odnos odjemalca ne uspe. Morda je stranka prezahtevna, ima nerealna pričakovanja, plača pozno ali pa se z vašim podjetjem ne prilega. Ko je jasno, da delovni odnos ni več trajnosten, je čas, da se odnosi zmanjšajo na profesionalen in neposreden način.
Bodite profesionalni
Vaše pismo mora priti od vas na pisemski list podjetja. Čas dostave pisem, tako da boste prejemniku dali dovolj časa, da najde nadomestilo za vaše storitve. Obravnavajte posameznika, s katerim delate, vodite ga s priznanjem odnosa, nato pa se lotite točke. "Čeprav mi je bilo v veselje, da sem vaš predstavnik za odnose z javnostmi v zadnjih petih letih, z učinkom od 1. maja 2015, ne bom več mogel služiti v tej funkciji."
Ponudite razlago
Razlaga, zakaj odpuščate stranko, je lahko zapletena, še posebej, če je bilo razmerje hudo ali če vas skrbi, da bo stranka slabo govorila o vas drugim. Ena od možnosti je odkriti in navesti poseben razlog. "Na žalost se bojim, da imamo zelo različne filozofije o izpolnjevanju rokov in časovnih rokih za objavo, in ne čutim več, da bi lahko bil v tem položaju učinkovit zagovornik za vas."
Če želite biti manj konfrontacijski, se lahko splošnejši izgovor izognete trpljenju. Na primer: "Bojim se, da sem se preveč podaljšal in prisiljen sem zmanjšati število strank, ki jih zastopam."
Ponudite časovni razpored dokončanja
Če se stranka ne obnaša na strašno neprofesionalen način, ki zahteva takojšnje prekinitev vezi, določite časovni razpored za dokončanje odprtih projektov. »Kot je bilo načrtovano, bom do konca meseca izdal vaše zaključene komplete za tisk. Prav tako bom posodobil tiskovne arhive na vaši spletni strani in vam zagotovil digitalne in tiskane izvode različnih govorov in predstavitev, ki sem jih napisal za vas v zadnjih nekaj letih. Končni račun je priložen za vaše udobje."
Naredite napotitev
Če vaša stranka ni bila dovolj primerna za vas, ampak bi lahko bila vredna vrednost za kolega, ponudite napotitev. »Rad bi vas opozoril na kolega, Jane Smith iz ABC-ja za odnose z javnostmi. Ona ima veliko izkušenj z strankami v vaši industriji in mislim, da bi bile vaše osebnosti in poslovne filozofije dobro ujemanje. Če želite, da se dogovorim za sestanek, bom z veseljem pripravil eno."
Napišite Cordial Close
Vljudno in strokovno povlecite svoje pismo. Ponudba za nadaljnjo razpravo o zadevi po telefonu, če stranka raje. »Še enkrat hvala za priložnost za zastopanje vašega podjetja. Če imate kakršnakoli vprašanja ali bi radi osebno razpravljali, se obrnite na mene neposredno. Želim vam nadaljnje uspehe v vseh vaših poklicnih prizadevanjih."
Zaščitite se
Če imate kakršne koli pomisleke glede odpuščanja stranke s pravnega vidika, prosite odvetnika, da pred pisanjem pisma pregleda pogoje vaše pogodbe. Ne želite kršiti pisnega dogovora, ne izpolnjujete dolžnosti, ki ste jih sprejeli, ali ne boste pravilno obvestili.
