Za pisanje računa za opravljene ure ali za določeno storitev, opravljeno drugemu podjetju ali posamezniku, je potreben nekoliko drugačen pristop od tistega, ki se uporablja za prodajo opredmetenega proizvoda. Namesto zbiranja uveljavljene maloprodajne ali veleprodajne cene zaračunavate bodisi za ure, opravljene po dogovorjeni ceni, bodisi za določeno storitev, opravljeno za dogovorjeno ceno. Izdajanje računov za opravljene storitve zahteva pozornost do podrobnosti.
Komunicirati s strankami, kdaj in kako jih boste fakturirali za svoje delo. Če pred začetkom projekta izdate račun vnaprej, morate obvestiti stranke. Če zaračunavate delo v teku, ne pa čakate na dokončanje pogodbe, se prepričajte, da se vaša stranka strinja. Številna mala podjetja izdajajo račune elektronsko. Naj vaše stranke vedo, da bodo prejemale račune po e-pošti samo zato, da jih ne bi pomotoma izbrisali.
Hranite dobre zapise. Pripravite zapise o datumih in opravljenih urah ter naravi opravljenih storitev. Oglejte si sporazum o projektu ali pogodbo o storitvi, da osvežite svoj spomin glede določenih pogojev. Preverite ime in naslov. Vključite referenčno številko za zaračunavanje odjemalca, če obstaja.Vključite svojo referenčno številko datoteke, če je ustrezno.
Uporabite preprost format. Zaradi tega je postopek izdajanja računov učinkovitejši. Za standardizacijo oblike računa lahko uporabite tudi program. Vaš račun mora vsebovati polja za referenčne številke računa, datum obračuna, ime podjetja in naslov ter ime pogodbenega uslužbenca, ki mu je račun poslan. Pustite dovolj prostora za podrobno razčlenitev storitev, ki so bile opravljene, skupaj z ustreznimi kodami projekta ali izdelka.
Določite znesek računa. Ure so lahko dejanske ure storitve, ki ste jih opravili po dogovorjeni urni postavki, ali posebne storitve, ki ste jih navedli za znesek računa. Na primer, če gradite verando, ste morda pripravili načrt, izbrali les in postavili temelje za okvir v enem obračunskem obdobju. Lahko navedete dejavnosti in navedete znesek pavšalnega računa. Lahko pa navedete vsako dejavnost posebej, navedete opravljene ure za vsakega in nato izračunate znesek računa tako, da pomnožite opravljene ure in urno postavko.
Kadar je to primerno, vključite spremne dokumente. Če želite na primer uporabiti kurirske storitve ali podvajati storitve za dokončanje nalog, priložite kopije potrdil.
