Notranje kontrole so politike in postopki, ki jih podjetja uporabljajo za pomoč pri preprečevanju napak in goljufij, ki lahko vključujejo finančne napake pri kraji, poneverbi, favoriziranju ali matematičnih napakah v finančnih dokumentih. Ni vam treba biti pooblaščeni javni računovodja ali imeti finančnega diplomanta, da bi uvedli koristne notranje kontrole v vašem podjetju ali določili pravilnike, ki jih bodo zaposleni upoštevali.
Preverite podpisnike in pooblaščene podpisnike
Ena najpogostejših notranjih kontrol za mala podjetja je zahteva, da se kontrole podpišejo. To prepreči, da bi ena oseba sama napisala ček ali odobrila neustrezno plačilo. Če vaše podjetje vsak mesec napiše veliko preverjanj, lahko uvedete pravilnik, ki zahteva le dva podpisa pri pregledih, ki so večji od določenega zneska dolarja, na primer 500 USD. Poskrbite, da imate v banki podpisano kartico s podpisom pooblaščenih podpisnikov. To banki omogoča preverjanje podpisov pred plačilom kakršnega koli čeka.
Bančne uskladitve
Veliko podjetij beleži vsa svoja plačila in prejemke v glavni knjigi, ki je evidenca o finančnih transakcijah družbe. Vpisi v knjigi temeljijo na pisnih pregledih, gotovini, gotovini, elektronskih depozitih ali plačilih s kreditnimi karticami. Za pomoč pri odkrivanju napak pri matematiki in goljufivih vnosih izvedite bančno uskladitev vsak mesec in primerjajte svoj bančni izpisek z glavno knjigo. V bančnem izpisku boste našli vse vloge, ki ste jih opravili ali prejeli v elektronski obliki in prikazali vsa opravljena plačila. Vključili boste tudi vse bančne provizije, ki ste jih plačali, kar vam omogoča, da jih vključite v glavno knjigo.
Postopki javnega naročanja
Če želite zagotoviti največjo vrednost pri nakupih, ustvarite notranjo kontrolo, ki določa pravila za nakupe. To lahko vključuje le uporabo odobrenih prodajalcev, ki zahtevajo konkurenčne ponudbe izvajalcev ali opravljajo preverjanje cen več prodajalcev, preden izberejo enega. To lahko vključuje zahtevo, da vaš vodja pisarne preveri spletne cene v več trgovinah, preden naroči pisarniške potrebščine, pohištvo ali drugo opremo.
Politike povračil
Ustvarite formalno politiko izdatkov za zaposlene, ki bo pomagala zmanjšati visoke stroške potovanja, nastanitve, zabave in obrokov. Če zaposlenim dovolite, da si pri udeležbi na konferencah ali sejmih rezervirajo potovanja in prenočišča, lahko rezervirajo polete in sobe, ki jim prinašajo največ nagradnih točk, namesto da izberejo najnižje cene rezervacij. Zahtevati, da vse potne stroške vnaprej odobri nadzornik in da vsi obrazci za povračilo stroškov vključujejo potrdila.
Revizije
Ob pregledu nakupov s strani tretje osebe, finančnih evidenc, časovnih listov, povračil stroškov in drugih poslovnih dejavnosti lahko pomagate prepoznati in zmanjšati napake in goljufije. Notranje revizije omogočajo, da en zaposleni ali oddelek pregleda delo drugega. Zunanje revizije prinašajo zunanjemu izvajalcu ali podjetju pregled dela vašega osebja. To lahko vključuje najem pooblaščenega javnega računovodje, da vsak mesec ali četrtletje pregleda vaše knjige. Opravljanje pregleda inventarja vam lahko pomaga ugotoviti, ali imate težave s krajo, preveliko dostavo ali zlomom.
