Notarji preverjajo pravilnost podpisov na pomembnih dokumentih, kot so oporoke, skladi in zadolžnice. Notar potrjuje, da so stranke, ki so podpisale dokument, dokazale svojo identiteto, razumele dokument in niso bile prisiljene podpisati. Ko so te zahteve izpolnjene, notar žigosa uradni pečat na dokument.
Vodenje evidence
Notar mora hraniti uradni dnevnik z zapisi vsakega notarskega podpisa. V vsakem zapisu je treba navesti imena strank, ki podpišejo notarsko overjen dokument, ter datum in čas podpisa. Ko notar zaključi vodenje evidence, morajo vse stranke, ki podpišejo dokument, tudi podpisati dnevnik. Stranke, ki podpišejo dokument, morajo predložiti veljavno vozniško dovoljenje ali potni list kot identifikacijo pred podpisom.
Kvalifikacija
Morebitni notar mora biti star najmanj 18 let in opraviti izpit z več možnimi izbirami, s 70 odstotki ali več, da postane upravičen do licence. Če čaka dlje kot dve leti po opravljenem testu, da zaprosi za notarsko licenco, mora ponovno opraviti in opraviti izpit. Prosilci ne smejo imeti predhodnih kaznivih dejanj ali disciplinskih ukrepov, povezanih z goljufijami, iz prejšnjega mandata kot notar.
Premisleki
Javni notar ne sme overiti nobenega dokumenta, ki bi vključeval lastne finančne ali osebne interese. Notarjem je prepovedano dajati pravne nasvete ali pripravljati pravne dokumente, razen če imajo veljavno licenco za opravljanje poklica iz veljavne odvetniške zbornice na svojem območju.
Obveznice odškodnine
Vsak notar mora imeti jamstvo za odškodnino, s katerim varuje svoje stranke pred finančno škodo, ki jo povzroči nepravilno podpisan podpis. Natančne zahteve se lahko razlikujejo za vsako državo, vendar je 10.000 dolarjev na splošno najnižji sprejemljivi znesek obveznic.
Časovni okvir
Vsako notarsko imenovanje velja štiri leta. Po poteku imenovanja lahko notar zaprosi za podaljšanje. Podaljšanja se običajno odobrijo, razen če je bil notar pri opravljanju svojih dolžnosti malomarnega ali storjenega.
Notarske pečate
Notar mora hraniti svoj pečat na mestu, kjer lahko le dostopa do njega. Pečat ne more nadzorovati delodajalec ali stranka. Če je žig izgubljen, mora notar obvestiti notarskega organa svoje države. Ko je nov pečat kupljen zaradi obnove notarske komisije ali spremembe imena, mora biti stari pečat uničen ali neuporaben. Specifikacije notarskih pečatov se razlikujejo od države do države, pri čemer večina držav zahteva, da se navede notarsko ime in provizija.
