Memorandum - skrajšan za memorandum - je pisno sporočilo, ki beleži informacije, ki jih je treba deliti s skupino ljudi v poklicnem okolju. Čeprav lahko beležke formatirate v različnih predlogah, je pomembno vključiti pomembne dele beležke, tako da bo beležka služila kot učinkovito komunikacijsko orodje.
Naslov
Beležka mora imeti naslov, ki določa pošiljatelja, naslovnika, datum in zadevo. Ko na beležko vključite ime posameznika, ga napišite po naslovu. V polje »Od« vnesite svoj naslov po imenu. Naslov je na vrhu beležke pred besedilom. Če je beležka nujna, se lahko v vaši pisarni običajno napiše beseda "Nujno" na vrhu naslova.
Pregled, ki sledi naslovu, na kratko pojasnjuje vsebino beležke. V pregledu predstavite namen beležke, na primer predstaviti idejo ali se odzvati na nalogo, ki ste jo dobili. Pregled daje bralcu osnovno predstavo o tem, kaj je beležka, da se lahko odloči, ali bo beležko prebrala takoj ali pozneje.
Kontekst
Odsek konteksta beležke daje ozadje predstavljenim informacijam. To bralcu pomaga razumeti povezavo beležke s poslovanjem. Na primer, lahko napišete: "Zaradi naprednih tehnoloških protokolov …" Ta stavek in drugi, ki so mu všeč, pomagajo bralcu dati beležko v kontekst s tem, kaj se dogaja v podjetju.
Naloge in resolucije
Če je namen vaše beležke pojasniti naloge, ki jih boste izvajali kot odziv na kontekst, lahko to rečete v naslednjem delu beležke. Na primer, lahko rečete: "Raziskoval bom trg za tehnologijo …" To bralcu daje idejo o naslednjih korakih, ki jih sprejmete. Če bo vaš dopis predstavil resolucijo, lahko napišete: "Moje ugotovitve kažejo, da nova tehnologija ne bi koristila našem podjetju, ker …"
Podrobnosti
Nekateri dopisi zahtevajo vključitev podrobnosti. Če želite vključiti statistične podatke, podatke ali podatke o tržnih raziskavah, jih navedite v novem odstavku. Te podporne ideje so znane kot del memoranduma o razpravi.
Zaključek
Zapišite si beležko s kratkim zaključkom, ki bralcu pove, kaj ste upali, da ga je prebral. Zaključni segment naj bi tudi bralcu omogočil, da ve, da sprejmete vprašanja ali komentarje za razpravo.
Priloge
Če se nanašate na grafe, grafikone, pravilnike, poročila, minute ali druge poslovne dokumente v beležki, jih priložite hrbtni strani beležke. Na stran beležke vključite opombo na dnu, da je priložen eden ali več dokumentov.
