Fit / Gap Analysis se uporablja za ocenjevanje vsakega funkcionalnega področja v poslovnem projektu ali poslovnem procesu, da se doseže določen cilj. Vključuje prepoznavanje ključnih podatkov ali komponent, ki ustrezajo poslovnemu sistemu, in vrzeli, ki potrebujejo rešitve. Ta tehnika temelji na več ciljih, ki so osredotočeni na določanje ključnih komponent, ki so potrebne za doseganje najboljše prakse znotraj organizacije.
Namen
Glavni namen analize Fit / Gap za vsak projekt je zagotoviti, da se vsak projekt izvaja v skladu z metodami, ki veljajo za učinkovite in uspešne. Prav tako priporoča spremembe, kot so ključna vprašanja in vmesniki, ki potrebujejo prilagoditve politike, za vsak poslovni proces, da se zagotovijo ciljni rezultati.
Fit / Gap Sessions
Fit / Gap Analiza poteka skozi vrsto srečanj s strani lastnika podjetja ali projekta, vodje, poslovne strokovnjake ali svetovalce. Vsako delovno zasedanje se osredotoča na eno od ključnih predpostavk: razviti vložek, ki ga bo organizacija uporabila kot del svojih pravil in standardnih predpisov. Vsa ključna vprašanja in sporne teme se obravnavajo na vsakem srečanju. Predstavniki vodstva se morajo udeležiti vsake seje, ki obravnava ključni problem ali skrb.
Pokritost seje
V analizi Fit / Gap se običajno obravnavajo naslednja vprašanja in ukrepi: določitev zahtev za potrebne konverzije poslovnih procesov; prepoznavanje vseh prilagojenih nalog, ki jih je treba opraviti; oblikovanje testnih ukrepov; ugotavljanje varnostnih postopkov, postopkov poročanja in dokumentiranja; ter oblikovanje pravil in standardnih postopkov.
Obdelava informacij
Po predhodni rešitvi ali razpravi o vprašanjih so opredeljene naloge, ki so potrebne za spremembo ali obravnavo teh vprašanj. Skupina pregleda vse informacije o zadevi ali pomisleku. Izvajajo se tudi dokumentacija in ocena datotek iz prejšnjih faz, ki vključujejo ukrepe organizacijskih sprememb.
Identifikacija naloge
Navedene so vse naloge, potrebne za sprožitev priporočil iz analize Fit / Gap. Odvisnost med nalogami se določi, da se strukturira načrt razdelitve dela. Vsi viri, ki so bistveni za izvedbo vsake naloge, se nato določijo za vsako funkcionalno skupino znotraj organizacije. Končno so posebej opredeljene vloge in funkcije članov skupine in funkcijskih skupin.
