Večina organizacij od svojih zaposlenih zahteva, da znajo napisati določene vrste poročil. Strokovnjaki za zagotavljanje kakovosti bi morali na primer vedeti, kako pisati poročila o kakovosti. Poročilo o kakovosti pomaga oceniti obstoječe sisteme nadzora, ki so namenjeni zagotavljanju kakovosti izdelkov, storitev in procesov. Dobro organizirane poročila o kakovosti lahko uporabljajo drugi strokovnjaki za izboljšanje izdelkov in postopkov organizacije.
Uporabite svoje opombe. Med pregledovanjem procesov zagotavljanja kakovosti znotraj organizacije je treba sprejeti podrobne opombe o tem, kakšni so procesi, kako jih izvajajo zaposleni in kako učinkoviti so.
V poročilu o kakovosti uporabite preprost jezik. Kratki stavki in preprosti stavki so idealen način, da dobite svoj pomen in zagotovite, da lahko vsi strokovnjaki zlahka razumejo vsebino vašega poročila.
Vnesite povzetek za poročilo o kakovosti. Povzetek je povzetek vseh odsekov vašega poročila. Vsak razdelek povzemite v približno dveh do petih stavkih. Cilj je, da vsak, ki prebere izvleček, ve, ali bi bilo vredno prebrati celotno poročilo.
Dodajte razdelek za osnovne informacije. To mora vključevati oddelek ali proces, ki se je analiziral, ljudi, ki so pomagali pri analizi, in namen poročila o kakovosti.
Vključite razdelek za svoje ugotovitve. Pri analizi oddelka ali procesa morate biti pozorni na to, kako so procesi zaključeni, sodelujoči zaposleni in kako učinkoviti so procesi za organizacijo. Vse te podrobnosti je treba vključiti v ta razdelek. Podatki ali izračuni so lahko navedeni ločeno in priloženi poročilu.
Zaključite poročilo o kakovosti z razdelkom za ugotovitve. V tem razdelku bodo predstavljeni vaši zaključki in priporočila za izboljšanje procesov, ki ste jih opazili. Navedite veliko podrobnosti, ko ponujate predloge. Po potrebi uporabite vizualne podrobnosti, kot so grafikoni in grafikoni. Več podrobnosti in primerov, ki jih lahko navedete v tem razdelku, bolj uporabno je vaše poročilo o kakovosti.
