Ročno pisanje računa se lahko zdi zastarelo ali celo zahtevno, vendar stranke cenijo dejstvo, da ste si dodatno prizadevali, da zagotovite evidenco svojih stroškov. Tudi podjetja s samodejnimi blagajnimi včasih doživljajo izpade električne energije in izpad internetnih storitev. Namesto da izgubite posel, lahko ročno napišete potrdilo o prodaji blaga, če ne opravljate nakupov velikih količin.
Zakaj zagotoviti potrdila?
Zagotavljanje natančnih potrdil ima številne prednosti za vaše stranke in vas, trgovca. Praksa ščiti vaš ugled kot trgovec ali ponudnik storitev. Prodajni list, ki ga navedete, prikazuje vaši stranki, da so prejeli vse blago in storitve, ki so jih kupili, po pravilni ceni. Potrdilo prav tako dokumentira, da so določene želje stranke. Sledenje nastavitvam strank in nakupovanje vzorcev vam pomaga slediti inventarju in načrtovati obnovitve zalog.
Poleg zagotavljanja skladnosti z IRS in industrijskimi standardi zagotavlja natančne prejemke tudi naslednje:
- Varuje vaše zaposlene pred napačnimi obtožbami zaradi nepoštenih ali nepoštenih praks.
- Praksa olajša reševanje sporov.
- Zagotavljanje potrdil pomaga vzpostaviti datum začetka in poteka garancije.
Kako napisati potrdilo o plačilu
Za namene IRS morajo vsa potrdila o plačilu poslovnih stroškov vsebovati dan, mesec in leto, v katerem je bila transakcija izvedena, seznam vseh kupljenih artiklov ali opravljenih storitev in skupni znesek plačila. Industrijski standardi za podjetja narekujejo, da vključite tudi ime podjetja in kontaktne podatke skupaj z uporabljenim načinom plačila, bodisi v gotovini, čeku, denarnem nalogu, kreditni kartici ali elektronskem prenosu sredstev.
Ali so prejemki pravna zahteva?
V mnogih državah morajo najemodajalci zagotoviti pisno najemnino, če najemnik zahteva, ne glede na način plačila, ki ga uporablja najemnik. Nekatere države zahtevajo le prejemke za nakupe nad določenim dolarskim zneskom. Tudi v mestu, ki nima takšnih zakonskih zahtev, pa najboljša industrijska praksa narekuje, da zagotovite potrdilo za vsako transakcijo. Preprost "Bi radi vaš račun?" izpolnjuje zakonske ali industrijske obveznosti v tistih državah, ki ne zahtevajo, da jih posredujete.
Kaj je pomen dokazila o plačilu?
Dokazilo o plačilu vključuje originalni račun za nakup, preklicane čeke, bančne izpiske in izjave o kreditnih karticah. Stran za potrditev transakcije ali potrditveno e-poštno sporočilo je lahko tudi dokazilo o plačilu, če vključuje datum, seznam vseh kupljenih predmetov ali storitev in določen način plačila, ki je bil uporabljen za dokončanje nakupa.
Kako ročno pisati potrdilo o plačilu
Ne glede na to, ali uporabljate predlogo potrdila ali ne, sledite tem korakom, da napišete ustrezen račun:
- Vpišite številko potrdila v zgornjem desnem kotu računa. Če želite stranki preprečiti enako številko transakcije, začnite s številko 001 in nadaljujte od tam. Dokler vključite tudi današnji datum, lahko te iste številke uporabite naslednji dan.
- V zgornjem levem kotu vnesite ime podjetja in kontaktne podatke. Vključite vaš poslovni telefon, faks, e-poštni naslov in spletno stran, skupaj s svojim delovnim časom. Ne samo, da bodo te informacije uporabniku pomagale ugotoviti, ali je bil nakup poslovni odhodek, ampak lahko stranka posreduje vaš naslov in ure delovanja prijateljem in družini.
- Preskočite vrstico in začnite s seznamom vseh kupljenih predmetov, skupaj s kratkim opisom vsakega in končate z nakupno ceno postavke na skrajni desni strani.
- Pred odštevanjem kuponov navedite celotno ceno. Po tem, vzemite vse popuste in zagotovite nov skupni znesek. Dodajte prometni davek. Dodajte tudi stroške dostave in manipulacije, če to ni nakup v trgovini.
- Na koncu napišite uporabljeno plačilno metodo in ime stranke na zadnji vrstici računa ali kjerkoli piše "prejeto od". Dajte stranki en izvod in drugo hranite za svoje zapise.
