Kadar kupec v celoti plača račun, lahko od podjetja zahteva potrdilo o poravnavi računa. Podjetja lahko strankam dovolijo, da plača manj kot celoten dolgovani znesek, vendar še vedno menijo, da je račun v celoti plačan. Če ste lastnik podjetja, morate za potrdilo o plačilu, ki ga stranka v celoti izpolni, na računu, ki ga izdate stranki, jasno navesti besede »v celoti plačano«.
Preglejte račun. Če ste lastnik podjetja in stranka zahteva od vas potrdilo o prejemu, ki dokumentira plačilo v celoti, morate zbrati podatke iz računa stranke in ugotoviti, ali se strinjate, da je bilo plačilo opravljeno v celoti. Lahko se dogovorite za poravnavo računa za nižji znesek od tistega, ki je bil prvotno dolgovan, če stranka to zahteva ali menite, da je prejem dela dolgovanega zneska boljši od prejemanja ničesar.
Natisnite potrdilo. Mnoga podjetja izpisujejo potrdila ali račune z uporabo računovodskega programa. Prejem sistema se samodejno ustvari po navodilih. Znesek, ki je dolgovan na računu, ne sme biti v skladu z zneskom, ki ga stranka plača, in to je običajno, ko stranka zahteva plačilo v celoti. To potrdilo služi kot dokumentacija in dokazilo o poravnavi računa. Stranka lahko ta račun uporabi na sodišču, če se podjetje odloči, da bo stranko tožilo plačalo.
Ročno napišite potrdilo. Če vaše podjetje nima možnosti za tiskanje potrdila o prejemu, bo delovalo tudi ročno napisano potrdilo. Napisati ga je treba na pisemski papir podjetja, navesti ime stranke in znesek plačila.
Napišite, da je plačan. Na natisnjenem ali ročnem potrdilu v velikih črkah napišite besedo »Plačano v celoti«, ki pokriva dober del računa. Na potrdilu se vpišete tudi svoje ime, da bo potrdilo o prejemu zavezujoče.
Fotokopirajte potrdilo. Ko naredite kopijo potrdila o prejemu, ga dajte kupcu in ga hranite za svoje zapise. Potrdilo vstavite v datoteko stranke.
