Težko je slediti poslovanju, ko raste. Lahko postane še bolj zmedeno, ko poskušate razumeti, kako se je struktura spremenila skozi čas, na primer s širjenjem ali administrativnimi spremembami. Preslikava procesov pomaga upravljanju videti spremembe s pomočjo diagrama. Da bi bil diagram natančen, je treba pri gradnji procesne karte upoštevati nekatera pravila.
Določite simbole grafikona
Vsak procesni zemljevid ima nabor simbolov, ki predstavljajo različne naloge. Preden začnete graditi procesni zemljevid, morate te simbole definirati. Ovali, na primer, kažejo vnos na začetku procesa ali izhod na koncu postopka. Škatle ali pravokotniki prikazujejo naloge ali dejavnosti, ki se odvijajo med postopkom. Puščice kažejo smer toka, diamanti pa kažejo točke v procesu, ko se postavljajo vprašanja ali če je potrebna odločitev. (Za primer glejte Viri.)
Določite proces
Ugotovite, kje se proces začne in kje se konča. Preslikava procesov se običajno izvede, ko spreminjate način, kako ljudje opravljajo svoje delo, na primer dodajanje samodejnega postopka, ko se vaše podjetje združuje z drugim podjetjem, ko uvajate novo linijo izdelkov in morate razumeti vpliv, ki ga bo na vaše osebje, naloge in tehnologije ter ko skušate zmanjšati stroške in izboljšati učinkovitost. Ugotovite, kaj poskušate narediti, ko se začne, ko se konča, in temu ustrezno poimenujte zemljevid procesa.
Seznam korakov
Koraki lahko pokažejo dovolj informacij ali obilo podrobnosti. Ne glede na pot, ki jo izberete, imejte besedilo preprosto. Vsak korak napišite v obliki »glagol-objekt«, kot je »akcijski načrt«.
Ustvarite zaporedje
Z opombami Post-It ali indeksnimi karticami označite korake od leve proti desni v obliki diagrama. Ne skrbite, da boste še vedno risali puščice ali številke. To se zgodi, ko imate vizualno predstavo o tem, kako bo izgledal vaš zemljevid.
Nariši diagram
Narišite simbole glede na pravila, ki ste jih že opisali za vsako obliko, npr. Ovali predstavljajo vhod in izhod. Ko so simboli na mestu, narišite puščice. Če oblika zahteva več kot eno puščico, boste morda morali postaviti odločitveni diamant, tako da boste, ko boste dosegli ta korak, vedeli, da obstajajo alternative, ki jih je treba upoštevati. Pri risanju grafikona uporabite sistemski pristop, kjer je vsak korak povezan z naslednjim korakom ali rezultatom s puščico. Prepričajte se, da je model popoln in vsebuje ustrezne informacije.
