Pošiljanje pisem, imenovanih tudi spremna pisma, spremljajo fakse in e-poštna sporočila za opis vsebine dokumentov, poslanih po faksu, ali datotek, priloženih e-poštnemu sporočilu. Prenašanje pisem zagotavlja tudi, da so dokumenti posredovani pravi osebi, če so poslani na skupni faks ali e-poštni naslov. Ta pisma so običajno kratka in posredujejo le potrebne informacije. Ker so pisna sporočila oblika poslovne korespondence, morate za pravilno zapisovanje upoštevati določene standarde.
Na vrhu dokumenta vnesite svoje ime ali ime podjetja, naslov, telefonsko številko in druge kontaktne podatke, ki jih najdete na desni strani strani. Lahko pa namesto tega napišete pismo na pisemski papir podjetja.
Preskočite vrstico in navedite datum pod vašimi podatki na desni strani strani.
Na levi strani vnesite ime prejemnika, naslov in, če je primerno, številko računa ali druge identifikacijske podatke, dve vrstici navzdol od datuma.
Posebno pismo naslovite na osebo, ki jo bo prejela. Če ne poznate imena posameznika, vam bo dovolj pisanje "Spoštovani gospod ali gospa".
Navedite razlog za pisanje pisma v prvem stavku. Navedite, ali pošiljate življenjepis, poslovni predlog, poročilo ali informacije o izdelku ali storitvi.
V drugem odstavku navedite osnovne informacije o dokumentu, ki ga pošiljate. To lahko vključuje datume, do katerih mora bralec ukrepati na podlagi informacij, vsebovanih v dokumentu, ali, če ima dokument več strani, kratko razlago vključenih strani. Bralca lahko spomnite tudi na morebitne pogovore ali dopise, ki ste jih imeli z njim v zvezi z dokumentom.
Zahvalite se bralcu za njen čas v zadnjem odstavku in jo prosite, naj vas kontaktira, če bo imela kakšna vprašanja.
Na dnu strani vnesite svoje ime, naslov in kontaktne podatke, kot je e-poštni naslov ali telefonska številka. Svoj podpis napišite nad svojim imenom.
