Glavna knjiga je datoteka ali knjiga, v kateri podjetje evidentira vse svoje finančne transakcije. Na začetku vsakega poslovnega leta se začne nova glavna knjiga z začetnim stanjem. V tem letu bo knjigovodja ali računovodja vnesel vsako transakcijo, ločeno na dodeljene račune. To se običajno izvede s kodami računa, ki jih dodeli podjetje. Ne samo, da glavna knjiga pomaga poslovni poti, kjer je denar odšel, temveč tudi pomaga napovedati, kaj bo potrebno v prihodnjem proračunskem letu.
V prvo celico preglednice ali zgornji levi prostor v knjigi trdega papirja vnesite "G / L Code". Tukaj bodo vnesene kode računov glavne knjige. Vsaka koda računa je dodeljena določenemu oddelku ali kategoriji, na primer pisarniški material, poštnina ali pravne storitve.
V drugo celico preglednice ali drugi prostor v prvi vrstici knjige vnesite "Datum računa". V tem stolpcu bo odgovorna oseba vnesla datum nastanka kredita ali bremenitve. V naslednjo celico vnesite "Številka računa".
V naslednjih treh celicah ali presledkih vnesite »Zahtevano od«, »Količina preverjanja« in »Plačano za«. Vnese se oseba, ki je odgovorna za vodenje glavne knjige, ki je zahtevala pregled, za koliko in za koga je bila izdana. V naslednji celici ali prostoru vnesite "Namen", da omogočite podroben opis izdatkov.
V končni celici ali knjigi v prvi vrstici vnesite »Stanje«. Vnesite začetno stanje za proračunsko leto v prvo celico tega stolpca pod naslovom.
Vnesite formulo za samodejno vstavljanje preostalega zneska v stolpec "Stanje", če uporabljate program za preglednice, kot je Microsoft Excel. Sintaksa za to formulo bi bila "= Last Balance - Znesek preverjanja." Če uporabljate knjigo na papirju, je treba ravnotežje izračunati ročno.
Nasveti
-
Če podjetje uporablja več podračunov pod eno G / L kodo, kot so kode za pisarniške potrebščine, zaračunane določenim oddelkom, uporabite različne tabele delovnega lista ali strani knjige za vsak oddelek z uporabo stanja proračuna vsakega oddelka.
