Glavna knjiga je združena z vsemi informacijami in evidencami računovodskega sistema v podjetju in kjer so objavljene vse transakcije. Prav tako se iz njih črpajo informacije o računovodskih izkazih (bilanca stanja, izkaz poslovnega izida in izkaz denarnih tokov). Glavna knjiga mora biti usklajena in posodobljena, da bodo računovodske evidence popolne in točne.
Ugotovite, ali je glavna knjiga v ravnotežju. Občasno, običajno mesečno, bodo knjige podjetij uravnotežene in zaprte. To pomeni, da se izvedejo vsi potrebni popravljalni vnosi za uravnoteženje glavne knjige. Računovodski izkazi so sestavljeni iz glavne knjige. Zaključni vnosi se opravijo, da se določijo začetna stanja za naslednje obdobje - to je posodobitev glavne knjige. Zaključnih vnosov ne bi smeli opraviti, dokler glavna knjiga ni v tekočem obdobju. Če so začetna stanja nepravilna za naslednja obdobja, bodo še naprej taka za vsa naslednja obdobja, dokler se ne izvedejo pravilne prilagoditve.
Zaženite poročilo s poskusno bilanco, ki prikazuje začetna stanja in zaključna stanja. Če začetna vsota bilanc ni enaka nič, znova zaženite poročilo o preskusni bilanci.Obdobje, v katerem je začetno ravnotežje enako nič, je tam, kjer se prvič pojavi problem izven bilance.
Z uporabo zadevnega časovnega obdobja natisnite poročilo o izvoru podrobnosti glavne knjige za vse dnevnike in pakete.
Preglejte poročilo o izvoru podrobnosti glavne knjige in ugotovite vse vnose, ki niso dvostranski. Ko najdete vnos, ki ni obojestransko, se morate sklicevati na izvirni izpis registra, da ugotovite, kateri del vnosa manjka.
Za vnos manjkajočega dela vnosa bo potreben enostranski vnos. Za enostranski vnos boste verjetno potrebovali nadzorne pravice do sistema.
Za vnos prilagoditvenega vnosa v splošni dnevnik vnesite iz registra izvirni dnevnik, številko serije in datum knjiženja. V polja za vnos podatkov vnesite samo račune in podatke, ki manjkajo. Ko so ti vnosi popolni, natisnite splošni dnevnik in posodobite.
Potrdite, da nimate več ravnotežja. Primerjajte končne bilance za poročilo o preskušanju za to obdobje.
Celoten postopek ponovite za vsako naslednje obdobje, dokler ne dosežete trenutnega obdobja in ne boste več uravnovešeni. Če boste nadaljevali, morate delati le s trenutnim obdobjem, saj ste popravili vsa pretekla obdobja in knjig ne boste zaprli, ne da bi najprej uravnotežili glavno knjigo.
Opozoriti je treba, da lahko glavna knjiga reši stanje in je še vedno napačna, to se zgodi, ko so bremenitve enake kredite, vendar so knjižene na napačne račune.
