Uspeh podjetja je odvisen od tega, kako dobro se upravljajo sredstva in delavci. Ustrezno upravljanje bo povečalo možnosti podjetij, da ostane konkurenčna na trgu. Eden od ključev za upravljanje sredstev znotraj podjetja je vodenje obsežnih, podrobnih evidenc vseh elementov, ki se nanašajo na podjetje. Vsa uspešna podjetja imajo dobre prakse vodenja evidenc in te informacije uporabljajo za izdelavo izračunanih odločitev, da ostanejo konkurenčne. Tukaj je nekaj simptomov poslovanja s slabim upravljanjem zapisov.
Sledenje denarnega toka
Eden največjih simptomov slabega upravljanja rekordov je nezmožnost sledenja denarnemu toku. Tok vključuje nakupe za podjetje, prodajo izdelkov in včasih plačila zaposlenim. Vsi ti elementi so potrebni za ocenjevanje področij poslovanja, kjer so potrebne spremembe. Uspešno poslovanje mora biti sposobno uravnotežiti in pretehtati finančne potrebe določenih področij kot tudi stroške, ki se lahko izločijo iz procesa. Če podjetje ne more uravnotežiti svojih finančnih evidenc, je to jasen znak za slabo vodenje evidenc.
Nejasni poslovni cilji
Uspešno poslovanje bo postavilo cilje in cilje, ki bodo izzvali rast podjetja. Podjetja s slabimi praksami upravljanja zapisov ne morejo določiti realističnih ciljev, ker nimajo pojma, na katerih področjih se podjetje odlikuje in kje je treba opraviti spremembe. Jasen znak poslovanja s slabimi veščinami upravljanja zapisov je eden z nejasnimi tržnimi cilji ali nerealnimi pričakovanji za rast podjetja. Eden od primerov je določanje prodajnih ciljev, ki pa ne omogočajo pravočasne distribucije izdelka. Uspešno poslovanje z dobrimi zapisi bo vsako leto postavilo realistične cilje in doseglo večino.
Državne kazni ali kazni
Podjetja, ki vodijo slabo evidenco, pogosto naletijo na pravne težave z vladnimi agencijami, ki se ukvarjajo z izdajanjem licenc za podjetja. Evidence so bistvene za urejanje vodenja podjetja in morajo biti posodobljene. Vladne agencije bodo zahtevale vpogled v poslovne evidence pri revidiranju ali ocenjevanju podjetja. Če podjetje ne more prikazati točnih, ažurnih zapisov, ga je mogoče kaznovati ali pa se podjetje začasno ustavi. Ponavljajoče se sankcije za podjetja zaradi številnih kršitev so še en znak, da ima podjetje težave pri sledenju svojih dejanj in da mora spremeniti svoje navade vodenja evidenc.
