V dan in starost tehnologije, redundance procesov, terabajtov, gigabajtov in podvojenih kopij informacij, upravljanje zapisov je vsakdanje, vendar kritična praksa, ki bi jo morale imeti vse organizacije. Vedno pogosteje pristop k ohranjanju podatkovnih datotek postaja kruh in maslo dobrega poslovnega odločanja.
Kaj vključuje vodenje evidenc
Upravljanje evidenc vključuje več področij zbiranja podatkov, shranjevanja in sčasoma ustreznega uničenja. Znanost je razdeljena na več kategorij: vnos in zbiranje, shranjevanje, redundanca in varnostno kopiranje ter zmanjševanje. Vnos in zbiranje vzpostavlja protokole za zaposlene, ki morajo slediti načinu ustvarjanja podatkov in sistemom arhiviranja, ki ga mora slediti za lažji dostop kasneje. Prav tako določa, kaj je treba ohraniti in kaj ne. Skladiščenje lahko vključuje tako tiskane kot elektronske datoteke in določa parametre o tem, kaj so shranjevalna sredstva dovoljena in kaj niso (npr. Trdi diski v primerjavi s papirnimi mapami v primerjavi z omrežji ali flash pogoni). Presežnost in varnostna kopija vključujejo vzdrževanje varnostnih kopij pomembnih informacij v primeru nesreče. Nenazadnje zmanjšanje določa tudi dovoljene metode za uničevanje in odstranjevanje podatkov iz poslovnih sistemov.
Statistična pomoč pri odločanju
Upravljanje zapisov omogoča enostavno zbiranje statističnih podatkov. Veliko poslovnih odločitev temelji na analizi trendov. Trend-analiza je razvita in zgrajena na podlagi iskanja vzorcev informacij in podatkov ter sklepanja o obnašanju teh vzorcev. Boljše je upravljanje z informacijami, boljša je analiza trendov in povezano poslovno znanje.
Izogibanje izgubi informacij
Druga ključna sestavina upravljanja zapisov je preprečevanje izgube podatkov. To se lahko zgodi zelo enostavno: datoteka je izbrisana, napačna mapa je zdrobljena, slabi zaposleni izstopi iz stavbe z občutljivimi podatki.
Upravljanje zapisov zagotavlja, da so vzpostavljeni preventivni postopki za organiziranje in shranjevanje informacij na zaščiten način. Potem pride do odpuščanja presežnih delavcev, kot so sistemi za varnostno kopiranje in več repozitorijev kopij, tako da se lahko, če je en datotečni sistem uničen, hitro zamenja z nedavno kopijo. Nazadnje, varnostni ukrepi pomagajo pri ulovu zapisov, s katerimi se posega, kar lahko ogrozi dobro počutje in interese podjetja.
Organizacijske koristi
Upravljanje zapisov izboljša učinkovitost. Podatki se najdejo hitreje, lažje, odločanje pa se izboljša s takojšnjo analizo in pridobivanjem informacij. Izboljšano vodenje evidenc zmanjšuje izgubo virov. Pri uporabi ustreznih protokolov se uporablja manj papirja in prostora za shranjevanje. Nenamernim uničenjem in trajno izgubo se izognemo, če pravilno upravljanje zapisov zagotavlja obstoj zadnjih varnostnih kopij. Vodenje evidenc ima tudi papirnato sled, ki pomaga braniti dejanja podjetja med sodnim postopkom. Nazadnje, upravljanje zapisov pomaga ohranjati dobro organizacijo, ko se ukvarjate s strankami ali projekti, odgovarjate nanje in služite. Z vzdrževanjem organiziranega sistema zbiranja informacij je mogoče po potrebi pridobiti dragocene podatke in informacije, ki so specifični za stranko ali projekt.
Outsourcing kot opcija
Mnoga podjetja želijo ostati predana svojim temeljnim posebnostim in ne želijo biti tako zaskrbljeni zaradi vzdrževanja podatkovnih sistemov. V takšnih primerih je lahko zelo koristno uporabiti partnerja ali prodajalca za vzdrževanje in načrtovanje upravljanja dokumentov, tako da se lahko podjetje stranke osredotoči na svojo osnovno dejavnost. Uprava se zgodi, da plačuje za storitev, ki zagotavlja, da se shranjeni podatki zbirajo in vzdržujejo, saj jih stranka potrebuje za odločanje. Mnoga večja podjetja so se premaknila v to smer, da bi bila bolj učinkovita, včasih pa samo zunanje varnostne storitve in druge, ki za boljše upravljanje prenašajo celotne sisteme zapisov na prodajalce.
