Najučinkovitejše izboljšave v procesu imajo moč, da povečajo kakovost in produktivnost, hkrati pa zmanjšajo stroške. Številna ameriška podjetja so se navdihnila v japonskih strategijah za izboljšanje procesov, ki so v zadnjih desetletjih povzročile divje uspehe. BP Trends poroča, da proizvodne tehnike, ki jih uporabljajo najuspešnejša japonska podjetja, vključujejo zmanjšanje potratne dejavnosti, nedoslednosti in fizične napetosti; postopki varne izolacije; odpravljanje težav; delavci, ki se vrtejo prek različnih delovnih mest; in spodbujanje stalnega izboljševanja.
Brainstorming
Brainstorming je dober prvi korak k ustvarjanju idej, vključenosti in ustvarjalnosti skupin ter prepoznavanju problematičnih področij in možnih rešitev od ljudi, ki so neposredno vključeni v vsak poslovni proces. Pomagajte moderatorju, da vodi sejo brainstorminga, da zagotovi aktivno sodelovanje vseh posameznikov v skupini. Ne dovolite kritike ali razprave o idejah med brainstormingom. Ideja je ustvariti okolje brez kritik, da bi omogočili neovirano ustvarjalnost. Organizirajte seje z namenom iskanja specifičnih načinov za izboljšanje poslovnih procesov.
Organizacijski odbor
Za posameznike, ki so vključeni v en korak procesa, je lahko težko videti veliko sliko, da bi vedeli, kakšne spremembe je treba narediti v smeri izboljšanja procesov. Organizirajte usmerjevalni odbor, ki bo preverjal in zbiral podatke o vseh procesih v vašem podjetju od začetka do konca. Za večja in bolj zapletena podjetja bodo morda potrebni številni usmerjevalni odbori za spremljanje vseh procesov v vsakem oddelku podjetja. Da bi bil usmerjevalni odbor učinkovit, mora biti pristojen za izvajanje sprememb znotraj procesov, ki temeljijo na podatkih, ki jih zberejo.
Zmanjšajte odvečno dejavnost
BP Trends poroča, da številne uspešne japonske družbe uporabljajo strategije za zmanjšanje potratne dejavnosti, vključno z nedoslednostmi in fizičnimi napori, kot osnovo za izboljšanje procesa. Neustrezna dejavnost nastane v obliki predelave, da se popravijo napake, prekomerno čakanje na druge, da ukrepajo, in nepotrebne ali preveč zapletene procesne korake. Prepoznajte in nato zmanjšajte ali odpravite nedoslednosti v času izvajanja, učinkovitosti in zadovoljstva strank, da izboljšate svoje poslovne procese. Analizirajte fizične premike, ki jih zahteva vsak delavec v procesu. Sprejmite ukrepe za povečanje ergonomskega udobja in zmanjšajte obremenitev, da bi spodbudili produktivnost in zadovoljstvo.
Kaizen: Stalno izboljševanje procesov
Temelj najučinkovitejših strategij za izboljšanje procesov je na Japonskem znan kot kaizen, kar pomeni stalno izboljševanje procesov. Kaizen vključuje nenehno majhne izboljšave, ki imajo velik vpliv na učinkovitost procesa. Podjetje BP Trends poroča, da so avtomobilske zavarovalnice pred pošiljanjem zahtevkov čakale, da prejmejo fotografije poškodovanih vozil po pošti. Podjetja so izboljšala postopek z uporabo digitalnih fotoaparatov namesto s filmskimi kamerami, kar je skrajšalo čas, ki je bil potreben za postopek, za dva do tri dni. Poiščite majhne inovacije in spremembe, ki bodo najbolj dramatično vplivale na poslovne procese in nadaljevale ponavljanje strategije.
