Vsak delodajalec ima moralno in pravno dolžnost, da ščiti podjetja in zaposlene od nezakonitega ravnanja in dejanj, ki ustvarjajo sovražno delovno okolje. Opravljanje preiskave, kadar koli prejmete pritožbo ali če imate razlog za domnevo, da je zaposleni kršitelj, je bistvenega pomena za izpolnitev teh odgovornosti. Če nimate utemeljenih razlogov, da tega ne storite, je obveščanje vpletenih strani, da bo potekala poizvedba, skupen prvi korak.
Oblika zapisa notranjega zapisa
Čeprav lahko črko sestavite v obliki zapisa ali poslovnega pisma, je beležka pogostejša za interno komunikacijo. Poleg tega lahko naslov ali vrstica predmeta, ki je značilna v beležki, to obliko bolj učinkovito. Poleg naslovne vrstice vsebuje beležka tudi datum, ime vsakega prejemnika in ime in naslov pošiljatelja. Levo poravnava in posamezen razmik vsakega odstavka v telesu beležke in med odstavki uporabi dvojni presledek. Vključite posebne zapise, ki označujejo beležko kot zaupno, in navedite, ali ta zaznamke vsebujejo priloge ali priloge.
Obtoženi zaposleni
Pred začetkom preiskave pisno obvesti obtoženca. V pismu o preiskavi morajo biti obtožbe pojasnjene čim bolj podrobno, vključno z imeni, datumi in okoliščinami. Opišite preiskovalni postopek, ugotovite pravne pravice, ki jih ima obdolženec, in obtožencu povedal, da bo imel priložnost povedati svojo stran zgodbe v pisni obliki in med osebnim razgovorom. Povejte osebi, ali gre za „običajno delo“ ali ali je treba njeno vlogo ali službene dolžnosti spremeniti, dokler preiskava ni končana.
Obvestilo o preiskavi v teku
V prvotno obvestilo vključite neposrednega nadzornika zaposlenega in vodjo oddelka. V pismu bi bilo treba pojasniti naravo in obseg tekoče preiskave. Poleg tega bi bilo treba v pismu opisati ukrepe, ki jih je treba sprejeti pred začetkom preiskave, kot je obračunavanje in varovanje poslovnih sredstev in premoženja ali spreminjanje dolžnosti zaposlenega. V pismu mora biti navedeno, ali bodo v preiskavi sodelovali nadzorniki in upravljavci, in če bodo, bodo opredelile posebne vloge in odgovornosti.
Razprave o preiskavah
Pisma bi morala biti namenjena tudi vsakomur, ki ga nameravate zaslišati, ko preiskava poteka. Za razliko od nerešene priglasitve preiskave, ki lahko vključuje več kot enega prejemnika, morajo obvestila o razgovorih vključevati enega prejemnika v naslovno vrstico, ne glede na to, koliko pisem ste poslali. Pismo naj ne bi vsebovalo nobenih posebnih podrobnosti, temveč bi preprosto navedlo, da se lahko zaposleni razpravlja kot del tekoče preiskave, da se navede ime osebe, ki bo opravila razgovor, in da se pričakuje popolno sodelovanje. Poleg tega je treba v dopisu navesti, da je dopis zaupen in ni primeren za razpravo med pisarnami.
