Ne glede na to, ali gre za sestanek delavcev ali za tiste, ki vključuje menedžerje, zaposlene, izvršne direktorje in vlagatelje, nekdo mora biti tam, da bi zabeležil sestanek in delil informacije z drugimi, ki jih ni bilo. Ker so lahko spomini kratki, so zapisniki sestankov tudi opozorilo prisotnim o obravnavanih vprašanjih, sprejetih odločitvah in ukrepih, ki naj bi jih ljudje sprejeli. Ker zapisnik služi kot vodilo za prihodnje poslovanje, je pomembno organizirati in vključiti prave informacije. To se začne z zanesljivimi orodji.
Izberite Orodja
Ko gre za izbiro orodij, izberite tiste, ki vam najbolj ustrezajo in vam omogočajo, da ostanete na vrhu dogajanja na sestanku in sprejmete skladne opombe. Za nekatere ljudi je to laptop ali tablični računalnik; za druge je to beležnica in pero. Pozneje boste lahko pregledali sestanek s snemalno napravo, kot je snemalnik zvoka ali pametni telefon z aplikacijo za snemanje. Če uporabljate pametni telefon, tablični računalnik ali računalnik, izklopite vse zvoke, igre ali aplikacije v družabnih omrežjih, da se med sestankom ne boste motili. Ta orodja vam lahko pomagajo hitreje zapisovati zapiske, vendar morate vedno imeti na voljo zvezek in nekaj pisal ali svinčnikov.
Uporabite predlogo
Z razvojem predloge vam lahko prihranimo čas, saj vam med sestankom ne bo treba porabiti dragocenih trenutkov, ko boste pisali o obravnavanih temah. Računalniški programi, vključno z Microsoft Officeom, ponujajo predloge poslovnih sestankov, ki jih lahko uporabljate - ali pa lahko pripravite svoj prazen dokument z dnevnim redom, ki ga prejmete pred sestankom. Te predloge imajo običajno razdelke, ki vključujejo »Udeležence«, »Postavke akcije«, »Novo podjetje« in tako naprej, vendar se posvetujte s svojim delodajalcem, da ugotovite, ali so potrebni še kakšni drugi elementi, kot so imena prisotnih delničarjev, imena gostje in kraj srečanja. Na vrhu vsakega odseka ustvarite majhno okence z besedo "Čas" v njem, tako da lahko zapišete čas, ko se je začel del. V računalniku shranite predlogo v Wordu ali drugi obliki, ki jo je mogoče urejati, pri čemer pustite nekaj praznih mest v vsakem razdelku. Če ustvarjate predlogo za tiskanje in jo nato izpolnite ročno, pustite dovolj prostora v vsakem razdelku. Ko pišete beležke v naglici, boste pogosto pisali večje in zasedli več prostora, kot bi jih, če bi imeli več časa.
Kaj vključiti in kaj zapustiti
Namen zapisnika na sestanku ni beleženje vseh stvari, o katerih se ljudje pogovarjajo, ampak beleženje stvari, ki so se zgodile, predlaga "Robertova pravila reda", kratko knjigo, ki opisuje, kako ravnati s parlamentarnimi srečanji. To knjigo pogosto uporabljajo neprofitne organizacije in podjetja kot vodilo za vodenje sestankov. V smislu zapisnikov o sestankih ne izgubljajte časa za zapisovanje vsakega argumenta, ki ga je nekdo naredil za ali proti določenemu poslovnemu dejanju, na primer. Ko nekdo naredi predlog, na primer, napišite natančno besedilo predloga, kdo je to storil, in končne rezultate glasovanja. Vendar ne morate zapisati komentarjev za ali proti predlogu. Ko nekdo pripravi poročilo, napišite, kdo je naredil poročilo, ime poročila, kratek povzetek poročila in sprejete ukrepe. In ker ste vzeli "minute", napišite tudi čas, ko je bila odločitev sprejeta, kot tudi čas, ko so ljudje začeli razpravljati o predmetu.
Razvoj okrajšave
Čeprav ne zapišete nobene stvari, ki se je zgodila, je včasih ukrepanje na sestanku lahko hitrejše, kot si lahko sledite. Ko se to zgodi, uporabite lastno okrajšavo. Na primer, lahko uporabite okrajšave skupnih poslovnih besed, kot je "mgmt" za upravljanje ali "prod" za izdelek ali produktivnost. Uporabite začetnice za ljudi, ki sodelujejo na sestanku, na primer »JS« za John Smith. Simboli, kot je vprašaj, so lahko tudi okrajšava za »vprašanje«. Na primer, lahko napišete "JS?" da navedete, da je John Smith zastavil vprašanje. Razvijte lastno okrajšavo in jo nato prevedite v izraze, ki jih lahko razumejo vsi, preden objavite zapiske sestankov.
