Srečanja so nujen del vsakega posla. Ker je dobro načrtovano srečanje forum za spodbujanje človeškega kapitala, je to bistveno poslovno orodje, ki lahko izboljša produktivnost delovne sile. Ni univerzalnega načina vodenja sestanka. Na večini srečanj pa lahko zastavite določena vprašanja, da boste lahko ostali na pravi poti in izpolnili cilje srečanja.
Kateri so cilji tega srečanja?
Vsak sestanek začnite tako, da najprej določite cilje srečanja, ki prav tako pomagajo "prekiniti led". Postavite vprašanja, kot so "Kaj želimo doseči danes?" ali "Kateri so cilji tega srečanja?" Določitev jasnega cilja vam lahko pomaga, da udeleženci ostanejo na pravi poti. Če se srečanje odmakne od smeri, lahko udeležence vljudno spomnite na cilje srečanja.
Kakšen napredek smo dosegli od zadnjega srečanja?
Vprašajte udeležence sestanka: "Kakšen napredek smo dosegli od zadnjega srečanja?" To je še posebej koristno vprašanje, če imate sestanke, ki se ponavljajo. Pripravite se na razpravo o napredku, ki ste ga naredili, in pripravite dnevni red sestankov, na katerem so navedene pomembne teme, ki ste jih obravnavali na prejšnjih srečanjih, in kaj ste storili za reševanje nerešenih vprašanj.
Katera vprašanja se soočamo?
Srečanja so prostor, kjer lahko razpravljate o težavah, ki jih imate vi ali vaša ekipa s projektom, vašim podjetjem ali posameznikom. Torej, to pomeni, "Katera vprašanja se soočamo?" Priprava je ključna, zato načrtujte sestanek, tako da pripravite seznam točk za razpravo. Ko se pogovarjate o težavah, ne bodite jezni in obrambni; ostanite mirni in razložite znane težave, odkrijte grozeče grožnje in zbirajte načine za reševanje teh vprašanj.
Kaj želimo doseči pred naslednjim srečanjem?
Končajte vsa srečanja z vprašanjem: "Kaj želimo doseči pred naslednjim srečanjem?" Ob koncu vsakega sestanka pripravite seznam naslednjih korakov. Nekdo iz vaše ekipe pošilja podrobna obvestila o sestankih, v katerih so navedene vloge, odgovornosti in datumi vsakega od naslednjih korakov. Pojdite po sobi in prosite udeležence, da delijo svoje mnenje o najboljših korakih za dosego ciljev za naslednje srečanje.
Kako bomo v prihodnje dosegli svoje poslovne cilje?
Vprašajte udeležence sestanka: "Kako bomo v prihodnje dosegli svoje poslovne cilje?" To je pomembno, ker morajo vsa srečanja biti usklajena s cilji podjetja. Vprašanje pomaga udeležencem pri sestanku ohraniti v mislih veliko sliko, saj je to nekaj, kar se pogosto izgubi v vsakodnevnem mešanju.
