Ne glede na to, ali je srečanje potekalo s sodelavci ali tekmovalci, vam je vedno dobro svetovati, da povzamete, o čem se je razpravljalo in še posebej o tem, kaj je bilo odločeno, in to storite pisno, čim prej po tem. Ustrezne dele lahko združite iz knjižnice poslovnih dokumentov, kot je na primer "Inc." Spletna stran revije.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Opombe ali druge zapise sestanka
-
Dokumenti, na katere se sklicuje ali so razdeljeni na sestanku
Začnite s prijaznim, a jasnim povzetkom datuma, časa in kraja sestanka, ki so se udeležili kakšne zmogljivosti in kratko izjavo o namenu srečanja. Na primer: "Dragi Mike: Še enkrat hvala, da ste včeraj zjutraj z nami in Steveom preživeli v našem umetnostnem oddelku in razpravljali o načrtih za preoblikovanje vaše embalaže."
Preglejte, kateri dokumenti in materiali so bili predstavljeni na sestanku in kakšne pomembne točke razprave o njih: »Veseli me, da ste Steveove ideje všeč tako kot mi. Strinjali smo se, da šesterokotna škatla daje vašemu izdelku pomembno spremembo, ki opozarja na funkcije, ki jih dodajate naslednje leto, vendar bo gradnja, da leži vodoravno na polici, bolj stabilna in nam bo omogočila, da naredimo oba konca rahlo konveksna, namesto ene ravne, druga pa razširjeno točko brez prave povezave z izdelek."
Predložite poročila o vseh dogovorjenih točkah na srečanju: "Steve se je zavezal, da bo našo izdelovalno enoto danes dobil nove tehnične specifikacije, in da bi mi lahko dali nove podatke o stroških za horizontalni karton do konca tedna. Steve in oba bom razočarana, če te številke niso vsaj 20 odstotkov nižje od ocen, ki smo jih imeli včeraj za pokončno, visoko poudarjeno škatlo, ker bo izdelava simetrična in manj zapletena. odločitev o tem, ali bo zaponka pasu natisnjena ali vtisnjena, in ali želite na njej kovinsko črnilo, preden lahko povečamo stroške."
Določite časovne roke za naslednje korake vseh strani: "Opomnil sem, da ste mislili, da boste te odločitve lahko sprejeli danes ali jutri. To bi nam omogočilo, da se vam vrnemo do konca ponedeljka z zadostnimi podatki o stroških, da bomo lahko začeli formalizirati pogodbo."
Zaprite pismo tako prijazno, kot je primerno glede na naravo sestanka, in ponovno napišite načrte za vsa druga srečanja, ki ste jih načrtovali: »Vedno mi je v veselje srečanje z vami. ko bom pripeljal mockup, na katerem dela Steve. Prosim, sporočite mi, če se nam bo Jan lahko pridružil.
Nasveti
-
E-pošta je v redu, kot način za pošiljanje sledenja na najbolj pravočasen način, vendar je vedno najbolje, da pošljete tudi tiskano, še posebej, ko je sestanek vključeval več podjetij in zadeve, ki bodo kasneje formalizirane v pogodbah in naročilih. Kopije povzetka pošljite vsem, ki so se udeležili sestanka ali so navedeni v pismu po imenu, funkciji ali službi.
