Lastniki podjetij, ki najemajo zaposlene na svobodni ali pogodbeni osnovi, morajo poslati obrazec 1099-MISC za vsakogar, ki zasluži vsaj 600 dolarjev v davčnem letu. Vrste zaposlenih, ki bi morale prejemati te obrazce, so vsi zaposleni, ki niso zaposleni s polnim delovnim časom, temveč so kompenzirani za svoje delo.
Delodajalci morajo poslati obrazce 1099-MISC svojim pogodbenim uslužbencem in IRS. Rok za pošiljanje obrazcev zaposlenim je 31. januar, rok za pošiljanje 1099 obrazcev IRS pa je konec februarja. IRS ima kazni za delodajalce, ki zamudijo te roke.
Pridobivanje informacij o zaposlenih: izpolnite W9
Ko najemate samostojnega ali pogodbenega uslužbenca, se osnovne davčne informacije zbirajo z uporabo obrazca W9, ki je na voljo pri IRS. Obrazec zahteva ime izvajalca in ime njegovega podjetja, če je drugačen, njihovo številko socialne varnosti ali davčno identifikacijsko številko. W9 prosi tudi delavca, da podpiše obrazec, s katerim potrdi, da so izvzeti iz davčnih odtegljajev. Večina zaposlenih je oproščenih plačila, vendar če ni, je odgovornost podjetja, da plačuje davek od dohodka iz plačila izvajalca po pavšalni stopnji in ga pošlje IRS.
Pošiljanje 1099 obrazcev brez številke socialnega zavarovanja
IRS pravi, da mora vsaka oseba, ki mora vložiti davčno napoved, predložiti svojo številko socialnega zavarovanja ali identifikacijsko številko davčnega zavezanca svojemu delodajalcu. Če izvajalec ali samostojni delavec ni izpolnil obrazca W9 in teh podatkov ne morete pridobiti pred rokom za prijavo, lahko izvajalcu in IRS pošljete obrazec 1099 brez njega. Vendar pa se morate zavedati, da vam bo IRS zaračunala kazen za predložitev nepopolne oblike, razen če lahko prikažete, da je bil utemeljen razlog za izpustitev socialne varnosti ali davčne identifikacijske številke. Prav tako morate biti sposobni dokazati, da ste ravnali odgovorno in sprejeli ukrepe, da bi se izognili opustitvi teh informacij, na primer s pisnim obvestilom izvajalcu, da zahteva te informacije. Če delavec ne vrne izpolnjenega obrazca W9, se običajno šteje kot razlog za izjemo.
Kako vložiti popravek 1099, ki vključuje SSN
Ko imate številko socialnega zavarovanja ali davčno identifikacijsko številko, morate izpolniti popravljen 1099-MISC in dodati »X« v polje »Popravljeno« na vrhu obrazca. Izpolnite obrazec in dodajte popravljene podatke in številko socialnega zavarovanja. Morali boste napisati tudi pismo IRS, v katerem pojasnite, da številka socialnega zavarovanja ni bila navedena, skupaj z vašo davčno identifikacijsko številko.
