Baza znanja, podobna wikiju, je upravljana zbirka člankov in informacij, ki jih posredujejo uporabniki. Skladišče tipa baze znanja je običajno namenjeno določenemu programu ali procesu, informacije pa lahko predložijo razvijalci, osebje za tehnično podporo ali končni uporabniki. Demokratična narava baze znanja ji omogoča, da organsko in hitro raste, hkrati pa informacije otežuje vzdrževanje in v najslabših primerih neuporabna.
Dinamični pogovor
Največja prednost baze znanja je, da omogoča različnim uporabnikom, da prispevajo k rezultatom baze znanja v dokumentaciji v živo in ustvarjajo dinamičen, ustrezen pogovor. Tudi zato, ker vključuje prispevke iz razvoja, tehnične podpore in končnih uporabnikov, lahko tisti, ki se ukvarjajo s spletnimi raziskavami, raziščejo isti problem z več različnih stališč, kar lahko vodi do rešitve, ki je ne bi obravnavala sama.
Nedosledni dokumenti
Različni slogi pisanja in ravni znanja sodelujočih pogosto povzročijo nepovezan, nestandardiziran dokument, ki je ena od največjih slabosti baze znanja. Presežnost postane pravilo in ne izjema, enake napake pa se lahko večkrat dodajo v bazo znanja. Zato je potrebno namensko vzdrževanje.
Ker se baza znanja začne kot prazna baza podatkov, ni primerno uporabiti kot primarni vir dokumentacije za kateri koli nov izdelek ali proces. Bazo znanja zahteva čas za gradnjo, saj se scenariji in problemi najdejo, razrešijo in dokumentirajo.
Pomen informacij
Demokratična, organska narava baze znanja pomeni, da je najpomembnejša informacija verjetno sama po sebi pomembna, medtem ko bodo manj pomembne informacije zakopane, da bo znanje temeljilo naravno funkcijo razvrščanja. Če se predložijo slabo napisane ali nepravilne informacije, jih lahko drugi uporabniki pokopljejo z zamenjavo z boljšimi informacijami ali pa jih zastavijo za brisanje / pregled s strani skrbnika.
Arhivirana dokumentacija
Stari članki, ki so ostali v bazi znanja, omogočajo samodejni arhiv dokumentacije za stare različice izdelka ali procesa. Naravna tvorba arhiva je prednost baz znanja. Ob ustvarjanju novih različic izdelka ali procesa se lahko baza znanja reorganizira ali ponovno zažene, da se arhivirajo stare informacije, hkrati pa najnovejše informacije ostanejo vidno prikazane.
Rešitve
Imenovano osebje mora biti imenovano, da preživi nekaj ur na teden pri iskanju baze znanja za odvečne, zastarele ali netočne resolucije in jih po potrebi izbriše. Morajo biti usposobljeni za uporabo baze znanja in vedeti, kako jo učinkovito iskati, da lahko ugotovijo, ali izdelek že obstaja, preden prispevajo dvojnik.
