Podjetja imajo danes srečo, da imajo na voljo veliko orodij za lažjo učinkovito komunikacijo. Od aplikacij za pošiljanje sporočil do video klicev in spletnih platform za sodelovanje v skupinah ni pomanjkanja načinov komuniciranja s sodelavci, strankami, partnerji in poslovnimi deležniki. Čeprav obstaja več različnih komunikacijskih sistemov, ki jih lahko podjetja vključijo v vsakodnevne procese, so kakovost učinkovite komunikacije še vedno potrebne, ne glede na to, katera platforma se uporablja.
Previdno poslušajte pogovor
Poslušanje je ključni element za učinkovito komunikacijo. V poslu je pomembno, da se aktivno poslušate, kar pomeni, da si morate prizadevati, da slišite in razumete, kaj vam nekdo pravi. Če se kolega z vami pogovarja o težavi s stranko, je pomembno, da razumejo podrobnosti, preden skočite v rešitev.
Ljudje ne marajo pogovarjati se z nekom, ki ne vzame časa, da bi poslušal, kaj imajo povedati. Če želite svojemu kolegu pokazati, da aktivno objavljate seznam, lahko ponovite ali preoblikujete dele pogovora, da prikažete svoje razumevanje situacije s stranko. Postavljanje vprašanj za pojasnitev podrobnosti je tudi način za aktivno poslušanje in celovito razumevanje velike slike.
Spoznajte svojo publiko
Spreminjanje sporočila na podlagi občinstva je merilo za učinkovito komunikacijo. To, kar morate povedati eni osebi, ne bo pravica do druge na podlagi njihove vloge v organizaciji in njihovega poznavanja teme. Za učinkovito posredovanje vašega sporočila morate spremeniti svoj jezik, ton in medij, tako da bo primeren za vaše občinstvo.
Na primer, način, kako govorite z vodilnim delavcem v vaši organizaciji, se lahko razlikuje od načina pogovora z vrstnikom, tudi če je vsebina vašega sporočila enaka. Nekateri uporabljajo bolj formalni jezik z nadrejenimi, medtem ko s sodelavci uporabljajo priložnostni poslovni jezik. Kultura vašega podjetja bo vplivala tudi na način komuniciranja z notranjimi in zunanjimi deležniki.
Bodite jedrnati, popolni in pravilni
Zagotavljanje jedrnate komunikacije na mestu pomaga preprečevati ponavljanje in razočaranje. Z odstranitvijo nepotrebnih podrobnosti iz komunikacije lahko zmanjšate možnosti nesporazumov. V teh dneh je razpon pozornosti ljudi kratek, zato je prenos sporočila v desetih minutah učinkovitejši kot 30 minut. Če se na primer srečate s stranko o prodajnih priložnostih, jim pokažite, da spoštujete njihov čas, tako da čim bolj natančno predstavite svojo predstavitev.
Čeprav je učinkovita komunikacija kratka in jedrnata, mora biti tudi popolna. To pomeni, da mora sporočilo vsebovati vsa ustrezna dejstva in mora biti logično organizirano, tako da je enostavno slediti. Glede na to, komu govorite, lahko prevzamete nekatere vidike njihovega znanja, hkrati pa podajte podrobnosti, ki jih morda ne poznajo. Zagotavljanje popolnega pomena sporočila je ključno za učinkovito komunikacijo. Če na primer sodelujete z novim poslovnim partnerjem in razpravljate o nakupu potrošnega materiala, je nujno, da jim zagotovite vse specifikacije potrebnih materialov. Brez zagotovitve dragocenih informacij dobavitelj morda ne bo sposoben dostaviti ustreznih delov, kar bi lahko povzročilo frustracije, zamude in slabe odnose.
Zagotavljanje dejstev, kot so, ne da bi jih pretiravali, je ena od kvalitet dobre komunikacijske spretnosti ter se izogiba dvoumnosti in zmedenosti. Če na primer obravnavate pritožbo, ki jo ima stranka z zaposlenim, morate od obeh strani dobiti povratne informacije, da boste razumeli težavo.
Vpišite povratne informacije v sporočilo
Učinkovita komunikacija vključuje zagotavljanje in prejemanje pravočasnih povratnih informacij. Povratne informacije pomagajo prikazati, da ste vi in oseba, s katero komunicirate, pravilno poslali in prejeli sporočilo. Če so povratne informacije v celoti izven baze, lahko to kaže, da niste učinkovito komunicirali ali da prejemnik ni popolnoma razumel vašega pomena.
V poslovnem okolju so povratne informacije kritične pri delu v skupini. Če ste na primer na vodilnem položaju, morate osebju zagotoviti konstruktivne povratne informacije o uspešnosti, njihovi vlogi in komunikacijskih sposobnostih s strankami. Povratne informacije vključujejo tudi pohvalo, ki lahko poveča moralo družbe in poveča prijateljstvo.
Poleg zagotavljanja povratnih informacij je potrebno tudi učinkovito komuniciranje. Konstruktivne povratne informacije so koristne za izboljšanje vaše uspešnosti pri delu. Če ste na primer odgovorni za govor na srečanju v celotnem podjetju, se prepričajte, da po ključnih besedah svojega osebja po govoru povabite povratne informacije. Njihove povratne informacije vam bodo povedale, ali je vaš govor učinkovit pri posredovanju vašega sporočila, in vam bo pokazal, ali vaše osebje razume glavne točke, ki jih želite sporočiti. Njihove povratne informacije vam bodo pokazale tudi področja, kjer morate izboljšati svoje komunikacijske sposobnosti. Na primer, če je bila kritika, da je govor predolg, veste, da lahko naslednjič, ko boste v svojem sporočilu delali bolj strnjeno, delate bolj strnjeno.
Pokažite spoštovanje skozi vaš pogovor
Spoštovanje ljudi, s katerimi komunicirate, je pomembno merilo za učinkovito komunikacijo. Ljudje so bolj motivirani, da sodelujejo z vami, če jim pokažete spoštovanje in njihove ideje. Na primer, če se prvič srečate z možnostjo, lahko pokažete spoštovanje, tako da jih naslovite z njihovim imenom, zaradi česar se počutijo cenjene. Vzemite si čas, da preberete o svojem poslovanju in se obrnete na njih v vašem pogovoru, pa je daleč, da prikažete možnost, da jih spoštujete.
Če govorite s poslovnim partnerjem po telefonu, pokažite spoštovanje, tako da ostanete osredotočeni na pričujoči pogovor. Namesto preverjanja e-pošte ali brskanja po spletu, medtem ko govorite po telefonu, je bivanje z njimi med telefonskim klicem res spoštljivo.
Ko komunicirate prek e-pošte s sodelavci, si vzemite še nekaj minut, da preverite svoje sporočilo, tako da je brez napak pri tiskanju in slovničnih napak. Pokažete spoštovanje, ker ste si vzeli čas, da skrbno sestavite svoje sporočilo.
Ne pozabite na neverbalno komunikacijo
Besede, ki jih uporabljamo za komuniciranje, predstavljajo manj kot 10 odstotkov sporočila, ki ga posredujemo. To pomeni, da so neverbalni signali ključnega pomena za učinkovito komunikacijo. Ton vašega glasu kaže, kako se počutite, ko komunicirate. Če želite biti prijazni, bodite prepričani, da je vaš ton prijazen.
Gestikulacije, drža in jezik telesa vam pomagajo prenesti pomen vaših besed. Če prekrižate znake o rokah, da ste obrambni ali zaprti, medtem ko vzpostavljate stik z očmi, kaže, da želite vzpostaviti povezavo.
Bodite pozorni na neverbalne signale, ki jih sporoči oseba, s katero govorite. Njihova drža, ton in govorica telesa vam bodo pokazali, kako se počutijo glede tega, kar govorite, in vam lahko pomagajo pri vodenju načina komuniciranja z njimi.
Zahteve dobrega komunikacijskega sistema
Dober komunikacijski sistem zahteva, da izberete pravi komunikacijski sistem za opravljeno delo. S tako veliko možnostmi, kot so telefon, sporočila, e-pošta in osebno, morate izbrati medij, ki najbolj ustreza temi pogovora. Na primer, ne bi napotili svojega šefa, da odstopi od vašega položaja ali da zahteva povišanje. Te vrste pomembnih pogovorov bi morali potekati osebno. Podobno ne potrebujete osebnega sestanka za manjša poslovna vprašanja, ki jih lahko sporočite po e-pošti, da prihranite čas in vire.
