Za vzpostavitev botaničnega vrta v lokalni skupnosti je pomembno najprej najti druge, ki bodo želeli prispevati in biti del projekta. Poiščite posameznike, ki bi lahko pomagali in podprli vrt, in organizirali razpravo o tem, zakaj je botanični vrt lahko zaželen v skupnosti in kakšen bi bil najboljši. Odločite se med vrtom z zelenjavo, cvetjem, drevesom ali kombinacijo. Odločite se tudi, ali bo vrt organski, še posebej, če bo v njej pridelana zelenjava in sadje.
Pridobivanje sredstev in podpora: zbiranje sredstev z iskanjem sponzorjev in donacij. Pogovorite se z lokalnimi podjetji in organizacijami, ki lahko pomagajo pri oskrbi in informacijah o vrtnarstvu. Vzpostavite dober odnos z lokalno trgovino s strojno opremo, cvetličarjem in vrtnarijo ter preverite, ali so pripravljeni pomagati pri projektu. Prav tako se obrnite na člana mestnega sveta, če želite izvedeti, ali imajo programi za mestne vrtnarje, ki jih lahko izkoristi organizacija za botanični vrt.
Priprava parcele: Poiščite mesto z razpoložljivo vodo in dobro zemljo. Seveda je zelo pomembno pridobiti dovoljenje lastnika in drugih zadevnih organov. Najemna pogodba bi morala trajati vsaj nekaj let, da bi kar najbolje izkoristila trdo delo članov botaničnega vrta. Poskrbite tudi, da uporaba zemljišč v preteklosti ni povzročila onesnaženja s škodljivimi kemikalijami.
Pripravite načrt za vrt, ki se prilega, kot tudi potrebe in cilje vrtnarjev. Načrtujte velikost parcel in kako jih boste določili. Organizirajte delovne posadke za čiščenje parcele in postavitev vrta. Prepričajte se, da so parcele jasno označene in razdeljene glede na to, kateri vrtnar bo z njimi odgovoren.
Vodenje Botaničnega vrta: Pripravite pravila za delitev in prinašanje orodja za vrt. Razpravljajte o tem, kako je treba ta pravila in druga pravila, ki se bodo pojavila, spoštovati in uveljavljati. Minimalno vzdrževanje vrta je treba obravnavati tudi kot plevel, kar je lahko problem v skupnih prostorih. Prav tako bi bilo dobro imeti oglasno desko, ki je odporna na dež, za napovedi v zvezi z vrtom in člani organizacije.
Priporočljivo je, da se pogovorite o nujnosti zavarovanja za vrt, zlasti na območju, ki je nagnjeno k razdejanju. Številni zavarovalni prevozniki imajo zdaj zavarovanje za vrt, vendar je treba poznati potrebe organizacije, preden se pogovorite z zastopnikom.
