Politike in postopki so pomembni za podjetje, ker, kot pojasnjuje Ministrstvo za zdravje in družine Avstralije, določajo, kako naj podjetje posluje in opredeli moralno, etično in pravno stališče podjetja. Izboljšanje politik in postopkov lahko tako okrepi produktivnost podjetja ter notranje in zunanje odnose. To pa lahko pripelje do boljših prihodkov in splošnega poslovnega uspeha.
Opredelite cilje podjetja. Vse v politikah in postopkih mora odražati te cilje.
Preglejte trenutne politike in postopke, da ugotovite, ali so posodobljeni in ali izpolnjujejo cilje podjetja.
Opravite formalne in neformalne sestanke, intervjuje in ankete med zaposlenimi, da pridobite informacije o tem, kaj zaposleni menijo, da morajo biti v politikah in postopkih. Možno je, da ima vodstvo različna mnenja o tem, kaj je pomembno za politike in postopke. Vključitev pogledov zaposlenih odpravlja tveganje, da bodo imeli politike in postopki, ki ne ustrezajo potrebam zaposlenih.
Raziščite zakone, ki veljajo za poslovanje. Ti zakoni se lahko sčasoma spremenijo. Sedanji priročnik o politikah in postopkih mora odražati trenutno različico zakonov in jasno opredeliti, kako ti zakoni vplivajo na protokole.
Razdelite politike in postopke na dva dela. V prvem oddelku je treba opisati protokole, ki veljajo za vse zaposlene. Drugi oddelek mora biti razdeljen po oddelkih in podrobno opisati predpise, ki veljajo za vsak oddelek podjetja. To zaposlenim omogoča, da zelo hitro najdejo podatke, ki se nanašajo na njihovo delo.
Izberite obliko za revidirane politike in postopke, ki je jedrnata in ne dopušča bralcem, da bi prebrali celoten priročnik.
Razvijte in izrežite oris vsakega odseka. Vprašajte se, ali so opisi storitev in delovnih mest jasni in jih mora odbor pregledati, da bi ugotovili morebitna dvoumna področja.
Preglejte politike in postopke za 7 Cs. Kot je poudaril Chris Anderson iz work.com, 7 Cs vključuje kontekst (vključitve so pomembne), doslednost (izrazi, ki se uporabljajo na enak način), popolnost (brez informacijskih vrzeli), nadzor (pogoji podrobnosti o ciljih in pooblastilih podjetja), skladnost izrazi kažejo, kako izpolniti pravila in kazni, pravilnost (brez napak, pravopisnih ali slovničnih napak) in jasnost (brez dvoumnosti).
Politike in postopke naj pregledajo strokovnjaki izven podjetja. Na primer, odvetnik lahko pregleda politike in postopke, da se prepriča, da ne vsebujejo pravnih vrzeli ali obveznosti.
Nasveti
-
Pri oblikovanju politik in postopkov upoštevajte različne sloge učenja. Ne pozabite vključiti grafov in vizualnih predstavitev za pomoč tistim, ki so bolj grafični učenci.
