Racionalizacija politik in postopkov v podjetju je lahko težaven proces. Ali je podjetje proizvodni obrat ali samo majhna pisarna, bo imelo koristi od racionalizacije vseh politik in postopkov, s katerimi se podjetje ukvarja. Ta projekt je težko upravljati v veliki meri. Ker ta proces zahteva proučevanje vseh ravni podjetja, lahko traja več let, preden je naloga popolnoma zaključena.
Raziščite vse politike in postopke, ki se pojavljajo v vašem podjetju ali podjetju, za katerega delate. Vzemite več dni, da opazujete vsak oddelek podjetja in kakšne politike in postopke opravljajo vsak dan.
Upoštevajte vse postopke in politike, ki so odvečni ali upočasnjujejo produktivnost zaposlenih. Ugotovite, koliko časa potrebujete za pridobitev odobritve za naloge, skupaj z vsemi licencami, notarji ali dovoljenji sodišč.
Ocenite vsako politiko in postopek za stroškovno učinkovitost, učinkovitost in nujnost.
Naredite nov načrt politike in postopka, ki odpravlja nepotrebne administrativne naloge, odobritve ali dokumentacijo. Zaposleni lahko na primer vnesejo podatke v preglednico in jih pošiljajo po e-pošti, ne pa tiskajo v tiskani obliki.
Upoštevajte vse podvojene procese, ki se pojavljajo v podjetju, kot je pregled projekta več različnih ljudi. Odstranite čim več podvojenih korakov. Na primer, projekt, ki ga pregleda več oseb, potrebuje le en kvalificiran pregled.
Vprašajte zaposlene, menedžerje in celo zunanje partnerje, ki delajo z družbo, kaj bi spremenili glede politik in postopkov tega podjetja. To lahko prinese veliko pomanjkljivih politik in pomaga ustvariti podjetje, s katerim so zadovoljne vse ravni.
Poiščite najhitrejši in najpreprostejši način za dokončanje opravil tako, da opazujete, da več zaposlenih opravlja isto nalogo. Ko odkrijete idealen način opravljanja te naloge, usposobite vse ostale zaposlene, da opravijo nalogo na ta način.
Popravite in nadgradite vso opremo, stroje in računalnike v podjetju. To bo zmanjšalo neproduktivni čas in pomagalo pospešiti končni proces.
Preglejte vse priročnike in dokumente za usposabljanje. Poenostavite vse jezike in zmanjšajte vse nepotrebne dele priročnika, da zagotovite jasen in jedrnat standard za izpolnjevanje nalog.
Zberite vse podatke, nato pa ustvarite predlog za odpravo nepotrebnih politik in postopkov. Podatke predstavite lastnikom podjetja, da bodo lahko določili, katere spremembe je treba izvesti.
