Pisanje poslovnega pisma nekomu, ki ga ne poznate, je običajno težje od pisanja pisma nekomu, s katerim ste že seznanjeni. Oblika pisma pa bi morala biti še vedno profesionalna in spoštovati ustrezne standarde komunikacijskega bontona v poslu. Preden začnete poslovno pismo, se prepričajte, da veste, kako pravilno črkovati ime prejemnika in da je njegov naslov in naslov podjetja pravilen.
Začnite pismo z ustrezno poslovno predstavitvijo za neznano osebo, kot je "Dragi gospod Smith" ali "Draga gospa Johnson," z uporabo lastnega priimka. Če je pismo naslovljeno na žensko, katere zakonski stan ni znan, uporabite predpono "Ms." Če je črka bolj formalna, končajte uvod z debelo črevo namesto z vejico.
Predstavite se prejemniku, ker se še niste srečali. Pojasnite, zakaj pišete v prvem odstavku pisma.V strokovnem glasu prenesite namen vaše poizvedbe in kaj sprašujete od prejemnika.
Vnesite črko v ustrezni poslovni obliki. Uporabite odstavke, ki so izpuščeni levo ob strani in se izognili zamikam odstavkov. Za vsakim odstavkom vključite en presledek. Pisma zaključite s poslovno ustreznim podpisom, kot je "S spoštovanjem" ali "S spoštovanjem".
Uporabite profesionalni in objektivni glas v telesu pisma. Ostanite nepristranski in prijazni, medtem ko še vedno izražate spoštovanje. Vključite hvala za njegov čas.
