Plače za mala podjetja so zelo urejeno področje, ki vključuje vse od osebnih podatkov zaposlenih do zakonskih zahtev zvezne vlade. To je področje poslovanja, ki lahko, če se ne izvede pravilno, uživa ostre posledice. Izvajanje najboljše programske opreme za obračun plače za vašo vrsto poslovanja, z določenim zaporedjem obdelave plačil in razumevanjem pravil o davku na izplačane plače in predpisov, ki obstajajo, zagotavljajo uspeh pri upravljanju tega področja pravilno, učinkovito in učinkovito. Pravočasnost in upoštevanje podrobnosti sta nujni.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Obrazci za izplačilo plač in publikacije
-
Sistem obračunavanja plač
-
Bančni račun na izplačane plače
-
Računovodski pregledi plač
Določite plačilno obdobje. Ali se vaše plače obdelujejo dnevno, tedensko, dvotedensko ali mesečno? Razvijte mesečni urnik in se ga držite. Porazdeli koledar z datumom, ki se konča s plačilno dobo (datum, na katerega morajo zaposleni imeti časovno kartico), in na datum plačila.
Razviti notranje obrazce za izplačilo plač, kot so prošnje za bolniški dopust, povpraševanje po počitnicah in zahteve za dopust. Naročite obrazce in publikacije IRS. Bistvene obrazce, povezane s plačilno listo, ki jih naročite od IRS, vključujejo okrožnico E, publikacijo, ki vsebuje vse, kar mora lastnik malega podjetja vedeti o plačah in vključenih davkih, W-9 za zneske odtegljaja zaposlenih, 941 (četrtletni davčni napoved) in 940 (letna davčna napoved).
Nakup programske opreme za obračunavanje plač, specifične za vašo vrsto poslovanja; na primer: storitveno usmerjena, proizvodna, maloprodajna, gostinska ali medicinska. Vsak program bo imel vidike, ki so usmerjeni v vaše področje specialnosti, da bi proces plačilnega sistema deloval čim bolj učinkovito.
Odprite bančni račun na izplačane plače. Imeti bančni račun posebej za plačilno listo bo pomagal pri vodenju evidenc tako, da bo finančno poslovanje podjetja ločeno od plačilne liste. Uporablja se lahko tudi za sledenje davkov na izplačane plače. Prav tako je zdaj vzpostavil elektronsko vložitev davkov na izplačane plače.
Naročite plačilne preglede z imenom in naslovom vašega podjetja, ko odprete svoj bančni račun. To lahko storite prek vaše finančne ustanove ali zunanjega vira. Bodite prepričani, da so pregledi v skladu z vašim programom računovodske programske opreme.
Vsakemu novemu najemniku W-9 določite stopnjo plačila in jih obvestite o tem, kako naj svoje ure pošljejo na plačilno listo. Ali gre za časovno kartico ali časovni list? Poudarite, kako pomembno je, da se informacije o načrtu posredujejo osebam na izplačane plače.
Vnesite podatke o zaposlenih. Ko ste prejeli vsa prispevka zaposlenih na izplačane plače, začnite vnašati ure, bolniški dopust, plačani in neplačani dopust, odbitke, kot so otroška podpora in garnishments v programsko opremo za obračun plač. Poročilo o izplačanih plačah bo povzelo informacije. Dvakrat preverite te številke, da preverite pravilnost vnesenih podatkov.
Določite davke na izplačane plače. Ko bodo vsi vaši podatki o plačah zaposlenih vplačani, se bodo izračunali davki na izplačane plače. Vaša računovodska programska oprema za izračun plače bo izračunala ta znesek, vključno z ustreznim deležem delodajalca za družbo FICA. Preverite te številke z branjem vaše okrožnice E in ročno izračunajte količino.
Tiskanje in distribucija preverjanj plač. Tiskanje preverjanj na izplačane plače vključuje tudi korak knjiženja transakcij na račune izplačanih plač. Preverite, ali so informacije pravilno objavljene. Izvedite preglede, ko ste pripravljeni.
Oddajte davke na izplačane plače. Da bi se izognili kakršnim koli kaznovanjem in potencialnim interesom, je priporočljivo, da davki na izplačane plače elektronsko predložijo IRS po zaključku obdelave plač. O pogojih za predložitev se obrnite na državo in lokalne oblasti.
Nasveti
-
Če menite, da je vaše podjetje premajhno, da bi zagotovili ločen račun plačilne liste, ki vključuje ločene plačilne liste, uporabite preverjanje družbe za namene plačilnega lista. Vpišite zneske odtegljaja nekje na čeku, po možnosti na kontrolni plošči.
Opozorilo
Zavedajte se enostavnosti, da ne plačujete davkov na izplačane plače, če nimate ločenega bančnega računa, ki bi bil vzpostavljen posebej za namene izplačil plač.
