Področje poslovne komunikacije vključuje številne vrste uradnih pisem. Preiskovalno pismo, včasih napisano kot "preiskava", pogosto pomeni prvi korak k nadaljnji komunikaciji. Poslovanje med potrošnikom in proizvajalcem, med dvema podjetjema ali med delodajalcem in zaposlenim se pogosto začne s preiskavo ene stranke. Komunikacija se lahko konča tudi, ko pisatelj prejme prvi odgovor.
Nasveti
-
Kadarkoli pišete nekomu, ki zahteva informacije, je to povpraševalno pismo. Z njimi se lahko ukvarjate z vsemi vrstami zadev, kot so sponzorstvo, prosta delovna mesta, prodaja, projekti in financiranje.
Preizkusno pismo Osnovna opredelitev
Torej, kaj je povpraševalno pismo? Kadar oseba od druge stranke zahteva posebne informacije, lahko ta oseba razmisli o pisanju poizvedovalnega pisma. V bistvu to pismo postavlja vprašanje ali zahtevo bralcu z namenom prepričati bralca, da se odzove. Idealna raziskava identificira posameznika, ki je sposoben zagotoviti ustrezen odziv na zgoščen, smiseln način. Na primer, lastnik računovodske družbe lahko pošlje pisno poizvedbo vodji prodaje pisarniških potrebščin, da zahteva katalog ali obisk prodajnega zastopnika in pojasni, da namerava posodobiti ali preseliti svoje podjetje.
Osnovna oblika
Pozabite na obravnavo vašega pisnega povpraševanja. namesto tega določite določeno kontaktno osebo v naslovu in pozdravite svoje pismo, kadar koli je to mogoče. Na primer, če pišete, da vprašate o pripravništvu, naredite domačo nalogo, po telefonu ali na spletu, da določite ime upravljavca. Standardno pismo s povpraševanjem ima približno tri odstavke. Prvi odstavek prikazuje, kaj želi pisatelj, kot so informacije o izdelku, odprtju delovnega mesta ali drugi zahtevi; na primer:
Spoštovana gospa Smith,
Sem študent (ime kolegija), ki se ukvarja z diplomo iz varstva otrok in mladostnikov. Medtem ko iščete pripravništvo za poletje 20XX, sem našel seznam vaših programov za priložnosti za pripravništvo na (ime spletnega mesta).
V drugem odstavku so pojasnjeni razlogi, zaradi katerih je pisatelj pisal bralcu. Pojasnite, zakaj ste se odločili, da se obrnete na določenega bralca, in kako vam bodo koristile zahtevane informacije:
Ker ste kontaktna oseba za program pripravništva, pišem, da prosim za več informacij. Navsezadnje iščem pripravništvo za izboljšanje svojih spretnosti in izkušenj pri skrbi za ogrožene mladine. Moje dosedanje delo in izkušnje vključujejo (seznam tečajev, relativno prostovoljno delo, druge prakse).
V zadnjem odstavku je treba črko povezati z izrazom hvaležnosti za bralčev čas in pomoč. Pismo se običajno zaključi s komplementarnim zaključkom, kot je "S poštovanjem", ki mu sledi ime pisca.
Pridobljeni in nenaročeni
Preiskovalna pisma so bodisi zahtevana ali nenaročena poizvedba. Pridobljena povpraševalna pisma se najpogosteje pojavijo, ko podjetje oglašuje svoj izdelek ali storitev v upanju, da sproži radovednost bodočih strank. V primerih, ko potrošnik ne more sam preveriti izdelka, mora potrošnik stopiti v stik s podjetjem prek zahtevanega pisnega poizvedovanja. V nezahtevanem povpraševanju prejemnik ne daje predhodne informacije. Pošiljatelj zahteva informacije od vira, za katerega se domneva, da ima odgovor na vprašanje, brez vabila, da to stori iz vira.
Pridobljen primer: nepovratna sredstva in financiranje
Mnoge fundacije ali podjetja, ki ponujajo nepovratna sredstva, raje prejmejo povpraševanje, preden prejmejo popoln predlog za dodelitev nepovratnih sredstev. To običajno naročeno pismo mora v celoti pojasniti vašo potrebo po financiranju in lahko preseže osnovni format treh odstavkov, vendar ne sme presegati treh strani. Poleg osnovnega uvoda mora uspešno pismo za povpraševanje za dotacijo ali prošnjo za financiranje vključevati kratek opis vaše organizacije, izjavo o potrebi, metodologijo, ki jo nameravate uporabiti za dosego želenega rezultata, in vse druge vire financiranja. izkoristiti.
Nezaželen primer: pripravništvo in delovna mesta
Večina povpraševalnih pisem za delovna mesta in pripravništva prihaja na neželen način. Razmislite o pošiljanju poizvedb, ko občudujete podjetje in mislite, da bi si lahko delili obojestransko koristno delovno razmerje. Začnite pismo s predstavitvijo sebe in svojega zanimanja za zaposlitev v njihovem podjetju. Nadaljevanje s kratkim vključevanjem, v enem ali dveh odstavkih, informacij o vaših kvalifikacijah in kako menite, da bodo izkušnje v bralčevem podjetju koristile vam in podjetju. Spravite nogo v vrata s podjetjem, ki ga občudujete, kar pomeni, da boste imeli veliko izkušenj. In kdo ve? Če se dobro prilega, lahko to pripelje do stalnega položaja.
