Čeprav bi nekateri lastniki malih podjetij raje imeli operacijo koreninskih kanalov kot lastno računovodstvo, je knjigovodstvo nepogrešljiv del vodenja podjetja. Koristi računovodstva so v njeni zmožnosti, da povejo številčno zgodbo o tem, kaj se dogaja v vašem podjetju - tisto, ki vam lahko pomaga izboljšati poslovanje, postanejo bolj donosne in se izogibajte težavam z lokalnimi in zveznimi davčnimi agencijami. Temeljito in natančno računovodstvo vam lahko pomaga, da naredite svoj primer s potencialnimi posojilodajalci in vlagatelji, ko vaše podjetje išče financiranje.
Nasveti
-
Prednosti uporabe računovodstva v podjetjih so povezane s spoznanji, ki jih zagotavljajo številke. Te številke vam pomagajo razumeti, kaj se dogaja dobro in kje je prostora za izboljšave.
Kaj je glavni cilj računovodstva?
Glavni cilj računovodstva je spremljanje prihodkov in odhodkov vašega podjetja. Prihodek je ves denar, ki teče v vaše podjetje od prodaje blaga in storitev in katere koli druge vrste dohodka, kot so prihodki od obresti ali najemnine ali zbrane licenčnine. Stroški so vse, kar vaše podjetje kupuje za svoje poslovanje in infrastrukturo, kot so material, delo, najem, dobava, poštnina, zavarovanje, stroški vozila, strokovne storitve, oglaševanje in oprema.
Informacije, ki jih vaš knjigovodja ali računovodja zbira o dohodkih in izdatkih, segajo v pripravo računovodskih poročil, ki zagotavljajo nepogrešljive informacije o finančnem položaju vašega podjetja. Ta poročila vam pomagajo določiti svoje prednosti in odpraviti slabosti. Prav tako vam zagotavljajo informacije, ki jih potrebujete za davčno poročanje.
Izkaz poslovnega izida je povzetek vaših knjigovodskih informacij o prihodkih in odhodkih. Prikazuje in navaja vse vaše nakupe v ustreznih kategorijah, kot sta najemnina in plačilni seznam, in nato navede te vsote, da se zagotovi pregled. Podobno povzema vaš dohodkovni prihodek na podlagi vira dohodka, kot je prodaja na debelo ali prodaja na drobno. Vaš izkaz dobička in izgube je pomemben, ker prikazuje, koliko ste dejansko zaslužili na koncu dneva. Ta spodnja številka je znesek, ki ostane po odštetju skupnih odhodkov iz celotnih prihodkov.
Bilanca stanja je posnetek celotnega finančnega stanja v določenem trenutku. Pomembno je, ker povzema vašo neto vrednost. Del sredstev v bilanci stanja navaja vse, kar ima vaše podjetje v lasti, vključno z gotovino v blagajni, denarjem, ki vam ga dolgujejo preko terjatev, zalogami na policah in dragocenimi dolgoročnimi nakupi, kot so večji deli opreme. Razdelek obveznosti v bilanci stanja vključuje vse, kar ste dolžni, vključno s kratkoročnimi in dolgoročnimi posojili in obveznosti do dobaviteljev. Neto vrednost vašega podjetja, ki temelji na podatkih, predstavljenih v bilanci stanja, se izračuna tako, da se odštejejo vaše celotne obveznosti iz vašega celotnega premoženja.
Izkaz denarnih tokov ali pro-forma denarnega toka je računovodsko orodje, ki vam pomaga napovedati, kdaj boste imeli razpoložljivi kapital in kdaj boste imeli primanjkljaj denarnega toka. Odlivni del izkaza navaja vse predvidene vhodne gotovine, razčlenjene po mesecih. Ta denar ne mora nujno izhajati iz prihodkov od prodaje izdelkov ali storitev. Vključuje lahko tudi kapital iz posojil ali naložb. Odlivni del izkaza vključuje vse vaše pričakovane odhodne gotovine, vključno z odhodki za plače, stroški materiala, najemnino in zavarovalnine. Vaši predvideni izdatki ne vključujejo samo odbitnih stroškov poslovanja. Prav tako boste navedli plačila glavnice posojila, ki niso davčno priznani in se ne bodo pojavili na vašem izkazu poslovnega izida. V spodnjem vrstnem redu vsakega stolpca so prikazani odhodni odhodki, ki se odštejejo od vhodne gotovine, kar kaže, koliko denarja lahko pričakujete, da bo na voljo konec meseca.
Kaj je namen računovodje?
Vaš računovodski namen je povzeti delo vašega knjigovodja tako, da sestavite knjige v poročila. Vaš računovodja lahko prav tako izpolni vaše davčne obrazce in vam svetuje, kako najbolje porabiti in prihraniti vaš denar. Morda ali ne boste morali najeti strokovnega računovodjo, odvisno od vaše ravni udobja pri delu s številkami, kompleksnosti vašega podjetja in vaše davčne situacije.
Namen vašega knjigovodja je vpisati prejemke in račune v bazo podatkov, knjigo ali preglednico, tako da lahko spremljate odhodke in prodajo. Večina knjigovodskih sistemov je računalniško podprta, ker lahko knjigovodski programi organizirajo in dodajo številke hitreje in učinkoviteje kot ročni, ročno napisani sistemi. Vendar pa ne potrebujete računalniškega programa za vodenje knjigovodstva vašega podjetja. Ročno napisani sistem, ki sledi prodaji in stroškom, bo zagotovil tudi informacije, ki jih potrebujete.
Svoje knjigovodstvo lahko opravite tako, da spremljate prihodke in odhodke ter sledite tem informacijam na način, ki je koristen za vas in vašega računovodjo. Informacije morajo biti lahko berljive in razumljive, zato morajo natančno odražati finančno dejavnost vašega podjetja. Vaše računovodske informacije bodo koristne za vašega računovodjo, ker zagotavlja potrebne informacije za pripravo davčnih poročil in dokumentov o posojilu. Iste informacije so lahko koristne tudi znotraj podjetja, da zagotovijo vpogled v vaše podjetje, na primer, koliko vaših prihodkov prihaja iz prodaje na debelo v primerjavi s prodajo na drobno in koliko porabite za materiale v primerjavi z delom.
Tudi če najemate računovodjo in knjigovodja, da organizirate vaše finančne informacije in pripravite davčne obrazce, še vedno imate računovodske odgovornosti kot lastnik podjetja. Shraniti morate vse informacije, ki jih potrebujejo, kot so računi, ki jih napišete, in prejemke, ki ste jih prejeli za poslovne nakupe, ki ste jih opravili. Bolj kot so ti dokumenti organizirani, ko jih pripeljete k knjigovodju in računovodji, manj boste morali plačati za svoj čas. Knjigovodja potrebuje več, da organizira škatlo za čevlje, polno potrdil, kot pa, da metodično dela s pomočjo dokumentacije, ki je že bila razvrščena po datumu ali po računu s kreditno kartico.
Kaj so pravila računovodstva?
Pravila obračunavanja urejajo načine vnosa stroškov in zaslužkov v sistem kot bremenitve ali kredite. Ta pravila urejajo dvojno knjigovodstvo, sistem, ki je v širši uporabi od poznega srednjega veka. Sistemi dvojnega vstopa ne samo spremljajo vaših prihodkov in stroškov, temveč tudi kažejo, kako se denar in sredstva gibljejo v vašem podjetju. V sistemu dvojnega vnosa mora biti vsak vnos, ki je vnesen kot bremenitev, uravnotežen z ustreznim kreditom in obratno. Alternativa dvojnemu knjigovodstvu je sistem z enim vnosom, v katerem preprosto navedete in izračunate svoje prihodke in stroške brez vgrajenih protokolov za uskladitev teh vnosov z vašim dejanskim finančnim stanjem.
Pri delu z osebnimi računi je treba posamezniku, ki prenese sredstva v podjetje, pripisati kredit, medtem ko je treba prejemnika ali podjetje obremenjevati. To se zdi protislovno, ker so sredstva zapustila posameznika in so bila prenesena v roke podjetja. Vendar knjigovodski računi ne opisujejo vedno dejanskih denarnih sredstev. Namesto tega se nanašajo na zneske, ki so dolgovani ali v lasti. Kadar posameznik, kot je lastnik, prenese denar na podjetje, se ta transakcija poveča ali odobri račun in predstavlja znesek, ki ga podjetje dolguje temu posamezniku. Isti prenos sredstev ustvari obremenitev za poslovni račun, ker je, čeprav je denar na razpolago in je na voljo, zdaj dolžan posamezniku, ki ga je zagotovil.
Kadar se ukvarjate z dejanskimi računi, kot so nepremičnine in stroji, pravila računovodstva zahtevajo, da bremenite nove nakupe in kreditne postavke, ki ste jih prodali ali kako drugače odstranili iz uporabe. Sredstvo je prvotno objavljeno kot bremenitev, ker ste porabili denar za njegovo pridobitev. Če ga prodajate ali odstranite iz storitve, potem ko je preživela svojo življenjsko dobo, odstranite bremenitev ali kreditirate račun, ki predstavlja tisto, kar dolgujete za nakup.
Kadar vaše podjetje kupi materiale ali plača najemnino, pravila obračunavanja zahtevajo, da te transakcije objavite kot bremenitve. Nasprotno pa, ko prodajate izdelke ali storitve, vaš računovodski sistem obravnava te transakcije kot kredite. Nakupi, ki zahtevajo odhodna sredstva, zmanjšujejo kapital vašega podjetja, zato se sledijo kot obremenitve. Prihodki in drugi dobički, kot so plačila najemnine, povečujejo kapital vašega podjetja, zato se sledijo kot krediti.
Čeprav ta pravila računovodstva določajo, kako se vsaka transakcija pojavi v vašem knjigovodskem sistemu, jih dejansko ne morate razumeti in uporabljati, razen če vnašate vpise v sistem dvojnega knjigovodstva, ki ni preprogramiran za organiziranje vaših informacij. Na primer, če kot osnovo za vaš računovodski sistem uporabljate ročno napisano knjigo, se boste morali vsakič, ko naredite vnos, odločiti, ali ta transakcija predstavlja bremenitev ali kredit in kje se bo pojavila ustrezna bremenitev ali kredit. Če uporabljate knjigovodsko programsko opremo, na primer QuickBooks, se bodo vaši čeki, računi in potrdila o prodaji samodejno prikazali na ustreznih kreditnih in debetnih računih, skupaj z ustreznimi bremenitvami ali dobropisi.
Kako uporabljati računovodstvo v podjetju
Prednosti računovodstva niso le stvar dobre poslovne strategije, čeprav vam računovodske informacije zagotovo pomagajo pri oblikovanju strategije in načrtovanju. Nobeno podjetje ne more preživeti brez neke vrste računovodskega sistema. Če vaše podjetje naredi nakup in prodajo brez sledenja zneskov, ki ste jih kupili in prodali, ne boste mogli ugotoviti, ali ste na koncu leta ustvarili dobiček ali izgubo. Ne boste vedeli, koliko dolgujete in koliko ste lastniki, tako da ne boste mogli oceniti, koliko denarja lahko prejmete za osebno uporabo in koliko bi morali imeti v bančnem računu podjetja za prihajajoče poslovanje. stroški.
Računovodske informacije dajejo dragocen vpogled v poslovanje podjetja. Omogoča vam, da primerjate svojo prodajo v različnih kategorijah v daljšem časovnem obdobju, na primer gledanje trendov za različne izdelke na prodajnih lokacijah. Daje vam orodja in informacije, s katerimi si lahko ogledate svoje stroške kot odstotek vaših prihodkov, da preverite, ali so vaše marže trajnostne in kako se uspešnost vašega podjetja primerja s tistimi v konkurenci v vaši industriji. Pro forma denarnega toka vam bo omogočila, da poiščete vire kapitala, preden jih dejansko potrebujete, in načrtujete večje nakupe, da se ujemajo s časom v letu, ko je denar obilen. Delovanje podjetja brez računovodskih informacij je kot letenje brez letala.
Računovodstvo je potrebno tudi za preživetje vašega podjetja, ker ste zakonsko dolžni poročati o dohodkih in plačevati davke. Brez popolnega in natančnega računovodskega sistema ne boste vedeli, koliko ste zaslužili in porabili, in ne boste imeli informacij, ki jih potrebujete za izpolnjevanje lokalnih, državnih in zveznih davčnih obrazcev. Tudi, če vaše podjetje kdaj potrebuje financiranje, bodo vaše vloge za posojila skoraj zagotovo zahtevale vključitev računovodskih izkazov iz prejšnjih let in najverjetnejših projekcij tudi za prihodnja obdobja.
