Obveznosti do majhne pisarne so tekoči račun obveznosti, sestavljen iz dolžniških obveznosti, ki jih je treba plačati v naslednjih 12 mesecih. Pomembno je, da so dokumenti, ki podpirajo te postavke dolga, organizirani tako, da se plačila za te obveznosti izvedejo pravočasno. Pravočasno plačilo obveznosti do dobaviteljev ohranja boniteto organizacije in zagotavlja dobre in stabilne odnose z upniki in dobavitelji.
Prejete račune uskladite z njihovim naročilom in dokumentom o prejemu ali dokončanju storitve. Veljavni in plačljivi račun obstaja, ko je bilo ustvarjeno odobreno naročilo in so bili prejeti elementi na naročilu ali storitve zaključene. Ustvarite mape po imenu prodajalca, da boste imeli neizravnane naročilnice, prejemali dokumente in drugo podporno dokumentacijo.
Datoteke, ki jih je treba plačati, vpišite na datum plačila. Ko so računi usklajeni s spremljajočimi dokumenti, preverite datum zapadlosti in določite datum plačila računa. Organizirajte račune v mapah, ki predstavljajo vsak dan v mesecu. Ko določite datum plačila računa, ga vnesite v ta dan. Papir za harmoniko, ki ne zavzema veliko prostora, se lahko uporablja za organizacijo dokumentov; vsak zavihek lahko predstavlja dan v mesecu. Če je mapa za harmoniko premajhna, razmislite o uporabi visečih datotek, ki omogočajo več prostora za dokumentacijo. Vsaki mapi ali datoteki dodelite le dan v mesecu; ko se trenutni mesec konča, lahko te datoteke ponovno uporabite za naslednji mesec.
V svoj dnevni urnik vključite pregled datoteke o plačilnih računih tega dne. Če so na ta dan vloženi računi, izdajte plačilo za račun in ga označite kot plačano. Na računu je treba navesti datum plačila, številko preverjanja ali ID transakcije, če je plačan elektronsko, znesek plačila in identifikacijo osebe, ki je obdelala plačilo.
Datoteke plačujejo v datotekah, ustvarjenih za vsakega prodajalca ali upnika. Datoteka prodajalca mora vsebovati vse plačane račune od začetka obračunskega ali 12-mesečnega obdobja. Dokumenti v tej datoteki podpirajo plačila prodajalcu. Če pride do težave pri plačilu ali plačilo zahtevkov prodajalca ni bilo prejeto, lahko ta dokumentacija zagotovi podporo o tem, kdaj je bilo plačilo opravljeno, in elemente, ki so bili plačani ali niso bili plačani.
