Podjetja in posamezniki običajno uporabljajo skenerje za reprodukcijo dokumentov in slik v teh dneh. To so lahko samostojne naprave ali skenerji vse v enem z možnostmi tiskanja. Če želite ugotoviti, ali je optični bralnik vredna naložba, morate pretehtati prednosti in slabosti stroja. Razlike v naborih funkcij zapletajo ta proces.
Pro: Hitra reprodukcija z ohranjanjem izvirnika
Skenerji zaradi nepotrebnega ponovnega vnašanja besedila ali ponovnega slikanja. Tako lahko dokument ali sliko reproducirate v manj kot 10 sekundah, tudi če je izvirnik vzel ure ali dni. Skener lahko to kopijo naredi, ne da bi poškodoval prvotni izdelek.
Con: Kopirane strani
Večina skenerjev je zgrajenih za reproduciranje besedila in slik, natisnjenih na listih papirja. Niso zasnovani za skeniranje 3D objektov, tudi če je optični bralnik obojestransko (lahko skenira spredaj in zadaj). Zasnova pomeni, da ste omejeni na to, kar skenirate. 3D skeniranje bi vključevalo naprednejšo lasersko tehnologijo, ki je običajno ni v povprečnem pisarniškem skenerju.
Pro: Digitalizacija
Ko skenirate dokument, lahko skenirano sliko shranite kot datoteko v računalniku. To datoteko lahko spremenite z različnimi vrstami programske opreme. Digitalizacija dokumenta ali slike pomeni tudi, da lahko dobljeno datoteko enostavno prenašate, na primer tako, da jo prenesete na pogon s peresom ali ga pošljete sodelavcu prek e-pošte.
Con: Zmanjšanje kakovosti
Skeniranje je slika besedila, grafike ali obojega. Posledično skeniranje nikoli ne more biti tako kakovostno kot izvirni element, ki ste ga skenirali, zaradi omejitev programske in strojne opreme. Stiskanje podatkov med digitalno pretvorbo tudi zmanjša kakovost optično prebrane slike - nekateri formati stiskanja so za to slabši od drugih. Izguba podatkov morda ni vidna s prostim očesom, vendar se vedno pojavi. To morda ni velika težava za osnovne dokumente z besedilom, vendar postane problematično, če morate ohraniti podrobnosti in barvo slike. Preverjanje višje kakovosti na splošno pomeni ustvarjanje večje datoteke, ki ni tako preprosto shranjena ali poslana prek e-pošte.
Con: Tehnične težave in prenosljivost
Skenerji se opirajo na programsko opremo in gibajoče se dele, kot je transportna palica, in v mnogih primerih potrebujejo tudi gostiteljski računalnik. Zato lahko skenerji naletijo na napake in zahtevajo vzdrževanje. Na primer, optični bralnik morda potrebuje nove gonilnike ali povzroči zamrznitev računalnika, povezanega z optičnim bralnikom. LED žarnice se lahko zatemnijo in zahtevajo zamenjavo, postelja optičnega bralnika pa lahko postane dovolj umazana, da ovira kakovost optičnega branja. Senzorji lahko prenehajo delovati zaradi neuspelih povezav. Skenerji lahko postanejo zastareli in jih je treba sčasoma zamenjati. Tako vzdrževanje kot zamenjava sta lahko draga, zlasti za velike pisarniške skenerje, ki so zapleteni. Poleg tega je prenosljivost lahko problem, tako zaradi velikosti optičnega bralnika kot zaradi odvisnosti optičnega bralnika od gostiteljskega računalnika.
