Varnost evidenc o izplačanih plačah in osebje, ki dela z njimi, je nenehno skrb za upravitelje plačilnih list in upravljanje podjetij. Varnost na izplačane plače vključuje izvajanje in vzdrževanje zaupnosti in varnosti evidenc plačilne liste, oddelka za izplačane plače in osebja na izplačanih plačah. Upravljavec na izplačane plače, vodja računovodstva ali direktor za človeške vire je lahko odgovoren za varnost plače v povezavi z višjim vodstvom. Ustvarjanje zelo varnega in učinkovito organiziranega plačilnega okolja mora biti cilj vsakega oddelka za izplačilo plač.
Organizacija
Organizacija plačnega oddelka, osebja in procesov je ključnega pomena za varnost plač. Za varno upravljanje plač je potrebna jasna veriga poveljevanja, logična organizacijska shema oddelka in jasna delegiranost odgovornosti plač. V oddelku mora biti organiziran vodja, plačilni procesor, specialist za posebne plačilne položaje, kot so plačilni nalogi in FMLA ter delavčevi odškodninski prispevki, zaposleni in vsi drugi uslužbenci za plače, za zaupne, učinkovite in varne obdelave plač.. Vsakdo na izplačanih plačah mora imeti jasno opredeljene odgovornosti, da se izogne in odpravi kršitve varnosti in vrzeli pri obdelavi plač.
Nadzorni dostop
Vsak dostop do dokumentov na izplačane plače, fizičnih datotek za shranjevanje, računalnikov in računalniških poročil ter vseh drugih vrst dostopa mora biti strogo nadzorovan in uveljavljen, da se zagotovijo zaupne informacije o plačilnih listah. Vsak odgovorni delavec na izplačane plače mora pregledati vodja plačilne liste, da določi, kakšna raven dostopa je potrebna. Dostop do dokumentov s fizičnimi plačilnimi listami, kot so časovni listi, povečanje pooblastil, bonitetni in provizijski dokumenti ter drugi plačilni dokumenti z občutljivimi in zaupnimi finančnimi informacijami, morajo biti omejeni le na tiste, ki obdelujejo transakcije. Omarice in računalniki z informacijami o plačah, podatki in arhivi morajo biti nameščeni na varnih območjih, kjer lahko le tisti, ki imajo varnostno preverjanje, pregledajo in delajo z njimi. Na primer, uradniki, ki delajo časovni razpored, ki delovni čas vnašajo v računalniški sistem plač, ne smejo imeti dostopa do končnih postopkov predložitve ali dokumentacije o plačah in prejemkih.
Postopki dokumentov
Postopki na izplačanih plačah morajo biti temeljito dokumentirani in uveljavljeni, da se zagotovi varnost procesa plačilnega osebja in osebja. Odgovornosti vsakega zaposlenega na izplačanih plačah morajo biti jasno opredeljene v opisu delovnega mesta, v plačilnih postopkih, ki jih izvajajo, in v standardnem priročniku za delo plačilnega oddelka. Upoštevati je treba postopke, jih popraviti, če se kaj spremeni in pregledati vsaj enkrat letno, če ne pogosteje, da bi zaščitili celovitost procesov in se izognili kakršnim koli vrzelim v varnosti.
Fizična varnost
Fizična varnost evidenc o plačah, datotek, podatkov in sistemov ter sredstev za izplačilo plač in osebja je ključnega pomena. Varnost in zaupnost na izplačane plače ne smeta biti ogroženi, da bi prihranili denar s predelavo plače na recepciji ali s tem, da en zaposleni na izplačane plače opravlja naloge brez dvojnega preverjanja. Omarice morajo biti zaklenjene z omejenim dostopom. Pisarne, glavni okviri in namizni računalniki s podatki o plačah in programsko opremo za obdelavo se ne smejo nahajati v skupnih prostorih, temveč na zavarovanih lokacijah, ki jih je mogoče enostavno zakleniti. Zaposleni na izplačanih plačah morajo imeti varno delovno okolje od prometa zaposlenih in obiskovalcev in morajo imeti preproste načine za uspešno zaščito informacij, s katerimi delajo, tako da niso podvrženi jeznima ali čustvenim zaposlenim. Vse napake, neskladja in pritožbe na izplačane plače morajo imeti jasne postopke in jih morajo obravnavati upravljavci ali nadzorniki, ne neposredno z osebjem na izplačanih plačah.
