Mesečna poročila so dragocena kot zapis dogodkov in rezultatov v oddelku in kot prispevek k poslovanju kot celoti. V izobraževanju zagotavljajo tudi koristne informacije iz različnih oddelkov o napredku in rezultatih. So zapis, ki ga je mogoče združiti v večje dokumente, da se zagotovi splošen pogled na podjetje ali kolegij.
Napišite uvod o tem, zakaj zahtevate predložitev mesečnih poročil. Pokažite dobre razloge, zakaj so potrebni, in prispevek, ki ga bodo dali podjetju, kolegiju ali univerzi kot celoti.
Opišite koristi za prejemnike, saj bo večina ljudi o tem razmišljala kot o dodatnem delu. Mesečno poročilo je lahko priložnost za pohvalo in dokazovanje, kje so se stvari dobro odvijale. Lahko je tudi priložnost, da omenimo področja, kjer je potrebna podpora ali kaj potrebuje nadaljnje spremljanje. Lahko je tudi poročilo o napredku posameznega projekta. Poudarite pomembnost poročil za načrtovanje in osredotočanje misli posameznika na prizadevanja njegovega ali njegovega oddelka.
Navedite datume in roke za leto, ko bodo potrebna mesečna poročila. Poudarite, zakaj morajo biti pravočasni, saj so na splošno prispevki k večjemu poročilu in to se lahko odloži, če se mesečna poročila zamujajo.
Po možnosti predložite predlogo, ki vsebuje glavne točke, ki jih želite vključiti v mesečno poročilo. Tako lahko anketiranci lažje dokončajo in prihranijo čas vsak mesec. Kadar je to potrebno, lahko predlogo spremenijo. Druga možnost je, da v svojem pismu podate smernice za pomoč pisateljem poročil. Različni oddelki bodo zagotavljali različne informacije - na primer, nekaj finančnih in nekaj prodaje - zato bodo morda potrebne različne predloge. Prosite pisatelja poročila, da navede liste na ločenih listih.
Razdelite vsak del črke v odstavke. Navedite razloge, za katere se v prvem odstavku zahteva mesečno poročilo. Opišite koristi za prejemnike v drugem. Navedite datume in roke v tretjem odstavku ali navedite ločen seznam z datumi. Navedite predlogo ali smernice v četrtem odstavku. V zaključni odstavek vključite priznanje za pomoč prejemnika. Bodite jedrnati in prijetni.
Nasveti
-
Za pisanje poslovnega pisma so potrebne določene formalnosti. Če začnete pismo z imenom nekoga, se mora končati "S spoštovanjem." Če začnete z "Spoštovani gospod ali gospa," se mora končati "S spoštovanjem." Spodaj naj bo referenčna ali predmetna vrstica, v tem primeru "Mesečna poročila".
Opozorilo
Napišete pismo kot zahtevo, vendar bodite trdni, da bodo poročila potrebna vsak mesec.
