Formalna poročila so pomembni dokumenti in kot taki se zanašajo na to, da vsebujejo specifične informacije, napisane v posebni obliki za hitro, enostavno navajanje in uporabo. Večina uradnih poročil sledi določenemu zaporedju vsebine, ki imenuje vprašanje ali problem, predloge za pravno sredstvo in / ali že uporabljene ukrepe, posledice ukrepov, ki so bili sprejeti za reševanje obravnavanega vprašanja ali problema, in vse druge ustrezne podrobnosti. Glede na predmet formalnega poročila so lahko te osrednje komponente različno urejene z različno osredotočenostjo. Po nekaj korakih se zagotovi pravilno oblikovano poročilo.
Najprej ustvarite naslovno stran. Navedite naslov projekta, vaše ime / ime pripravljavca, vrsto pripravljenega poročila in datum uradnega poročila. Te informacije centrirajte na strani in uporabite večje, vendar formalne pisave.
Napišite "Povzetek". Naj bo na eni strani. Vključite predlog, ki navaja problem ali vprašanje in njegov kontekst. Navedite kakršen koli tehnični problem, nalogo ali nalogo, ki je bila zaključena ali v postopku dokončanja. Navedite tehnična vprašanja, povezana z nalogo, in retorični namen za reševanje problema ali vprašanja.
Končajte »Povzetek« s kratkim povzetkom. Navedite hipotezo ali cilj projekta, metode ali postopke za njegovo obravnavo in rezultate. Vključite sprejete sklepe, organizacijska priporočila in vse potrebne nadaljnje dejavnosti ter opišite vse s tem povezane koristi in njihove stroške.
Naprej sestavite »kazalo vsebine«. Uporabite standardna pravila za pisanje kazala vsebine. Centrirajte naslov, navedite navedeno vsebino in njeno spremljajočo lokacijo strani.
Na naslednji strani napišite "Uvod". Navedite problem ali težavo, ki je sprožila ukrepanje, in to je razlog za to poročilo. Napišite delovni načrt ali nalogo, ki je vir za poročilo. Bralcu razkrijete obliko / strukturo preostalega poročila.
Vnesite naslednjo stran »Ozadje«. Tukaj navedite doslej sprejete ukrepe za reševanje problema / težave. Vključite vse literarne vire, ki so podlaga ali utemeljite izjavo o problemu / problemu. Tukaj napišite tudi, kako je bilo to storjeno v skladu s predpisanimi prizadevanji za njegovo obravnavo in tukaj navedite vsa določena navodila, ki ste jih upoštevali.
Napišite naslednjo stran, da boste vključili razpravo o rezultatih. Navedite, kaj so se naučili, ali je treba, in utemeljite svoje sklepe na podlagi teorije in postopkov, ki so sledili.
Zaključite glavno poročilo s stranjo »Zaključek« ali »Sinteza«. Preprosto ponovite problem / težavo, ki je povzročila ukrepanje in poročilo, ter zapišite glavne točke in priporočila. Vključite zadnjo stran z naslovom »Reference« in po potrebi, »Dodatki«.
Nasveti
-
Razdelek naj bo kratek in razdeljen na kratke odstavke za hitro branje.
Opozorilo
Upirajte se pozivam, da vključite različne, nepovezane informacije.
