Ko notranja preiskava povzroči disciplinske ali pravne ukrepe, boste morali napisati poročilo o preiskavi, ki bo podprlo vaš primer. Jasno in dejansko predstavljanje ugotovitev lahko ustvari nesporni zapis, medtem ko slabo napisano poročilo lahko oslabi vaš primer. Vsak lastnik podjetja bi moral vedeti, kaj naj vključi v poročilo o preiskavi in kakšno obliko mora imeti.
Osnove
Poročilo o preiskavi je namenjeno posredovanju dejstev in včasih daje priporočila na podlagi dejstev in narave obtožb. Konciznost in objektivnost sta bistvenega pomena, saj so točne informacije za vzpostavitev verodostojnosti. Formalno poročilo s slogom obrisov, napisano v prvi osebi, dodaja tudi verodostojnost. Za dolga poročila lahko vsebina in oštevilčene strani olajšajo iskanje določenih informacij. Vključitev naslovnice, tudi za kratko poročilo, je pomembna za zasebnost informacij.
Odpiranje oddelkov
Prvi del poročila mora vsebovati osnovne informacije, kot so imena pošiljatelja in prejemnika, ter vrstico teme, ki opredeljuje predmet preiskave. V drugem delu navedite pritožnika, opišite obtožbe ali navedbe, navedite datum začetka in konca preiskave ter navedite vire informacij in dokazov, ki se uporabljajo za izvedbo preiskave ali pripravo poročila. Označeni seznami so uporabni za lažje branje informacij v tem razdelku.
Preiskovalna dejstva in ugotovitve
Predstavite ugotovitve o dejstvih v seznamu z oznakami, v pripovednih odstavkih ali v kombinaciji obeh. Ugotovitve morajo opisati vsak korak preiskave v kronološkem vrstnem redu in po potrebi vključiti datume in čas. Čeprav lahko podporne dokaze vključite v oddelek o ugotovitvah, je sklicevanje in nato dodajanje dokazov kot dokazov na koncu poročila pogosto boljša izbira, saj ne prekinja toka poročila. To vključuje izjave prič, fotografije, videoposnetke, e-pošto, dokumente in skenirane datoteke.
Zaključek
Poročilo zaključite z enim ali več opisnimi odstavki, v katerih povzemate preiskavo in po potrebi priporočite, kako naprej. Povzetek mora vsebovati izjavo o kršitvah in zagotoviti dovolj informacij, da bralec razume, kaj je utemeljilo preiskavo, ne da bi prebrala celotno poročilo. Priporočila morajo biti primerni ukrepi, ki ustrezajo resnosti obtožbe, predloženih dokazov, pravnih posledic in kodeksa ravnanja ali politike vedenja zaposlenih.
