Uspešni sistemi za upravljanje zapisov varno shranjujejo zapise in ustvarjajo organizacijsko metodo za ustvarjanje, vzdrževanje, uporabo in odstranjevanje zapisov. Oblikovanje in stalno posodabljanje smernic za upravljanje zapisov je bistvenega pomena za ohranjanje celovitosti sistema. S smernicami za zahteve po informacijah, metode vnosa, roke za shranjevanje in varnostno kopiranje, varnostne predpise in natančno poročanje lahko ustvarite učinkovit sistem za upravljanje zapisov.
Informacije
Razvijte smernice za informacije, ki jih vaše podjetje želi in mora shraniti. To bi moralo vključevati pogodbe, datoteke zaposlenih, dokumente o vpisu, evidence strank, regulativne podatke, finančne evidence in vse druge ustrezne informacije, ki jih potrebuje podjetje. Sestavite ta seznam tako, da se posvetujete z več oddelki, da zagotovite popolnost in skladnost z vsako funkcionalno potrebo. Oglejte si končni seznam s pravnim svetovalcem vašega podjetja, da preverite, ali so informacije, ki so potrebne za izpolnjevanje zakonskih obveznosti, vključene v smernice za shranjevanje zapisov.
Načini vnosa
Oblikujte metodologijo za vnos zapisov za vsako vrsto zapisa. Zapisi se lahko vnašajo ročno, uvažajo iz dopolnilnih sistemov ali se vnašajo prek sistema za skeniranje. Te metode vnosa morajo biti zanesljive in varne. Za elektronske izmenjave postavite redundančne preglede, ki zagotavljajo natančne prenose. Za ročni vnos sprožite sistem preverjanja kakovosti, da zagotovite natančnost.
Shranjevanje
Določite roke shranjevanja za vsako vrsto zapisa, vnesenega v sistem. Časovni roki morajo upoštevati pravne obveznosti, omejitve podatkovnega sistema in funkcionalnost. Za redko dostopne zapise razmislite o komplementarnem sistemu shranjevanja, ki omogoča občasni dostop do zapisov. Te zapise lahko stisnemo, da zmanjšamo potrebe po shranjevanju. Shranjevanje zapisov iz vašega primarnega zapisovalnega sistema omogoča hitrejše vnašanje pogosto uporabljenih zapisov. Smernice za upravljanje zapisov morajo vključevati rutinske postopke varnostnega kopiranja in po možnosti podvojeno shranjevanje kritičnih zapisov izven kraja delovanja.
Varnost
Poglobljen varnostni načrt je bistveni del vašega načrta upravljanja zapisov. Združite zapise v skupine, ki jih je mogoče razvrstiti v varnost, in dodelite varen dostop do ustreznih skupin zaposlenih z zaščitenimi z gesli. Ta varnostni pregled bi moral veljati tudi za tistega, ki ima dostop do vhodnih podatkov, izvaja vzdrževanje in uporablja ali uničuje zapise. Redno pregledujte varnostno preverjanje, da zagotovite skladnost s podjetniškimi in regulativnimi obveznostmi. Vključite varnostno preverjanje v nove postopke za zaposlene in prekinite postopke za zaposlene.
Poročila
Rutinsko poročanje mora biti del vašega sistema za upravljanje zapisov. Ta poročila morajo vključevati sezname uporabnikov, ki so dostopali do občutljivih podatkov, kakršne koli spremembe varnostnega preverjanja, poročanje o napakah za nepopolne zapise in zapise, ki so predmet odstranitve. Dodajte poročila za vsa kritična področja podatkov.
