Poslovna korespondenca se ne prekine, ko je pogodba podpisana; morda boste imeli več priložnosti, da o zadevi razpravljate v pismih. Na primer, če imate pogodbo z univerzo kot profesorica v skladu s pravico do zaposlitve, boste prejeli več dodatnih dopisov, ki se nanašajo na vašo pogodbo, na primer, kdaj se začnejo vaše ugodnosti, in številne druge zadeve, ki jih morate obravnavati, ko začnete delo. Kot nadzornik boste pogosto morali pisati pisma, ki navajajo izvirno pogodbo na način, ki bo zaposlenega ali stranko spomnil, kje lahko najde informacije.
Sporočite prejemniku, kaj mora vedeti, nato pa jo opozori na pogodbo ali območje v pogodbi, ki vsebuje bistvene informacije. Na primer: "Vaše ugodnosti se bodo začele dva tedna po začetnem datumu, kot je navedeno v vrstici 5a na strani 2 vaše pogodbe." Za navedbo pogodbe ne potrebujete formalnega stila citiranja, kot je na primer slog American Psychological Association (APA); samo se sklicujete na ustrezno pogodbo in številko strani.
Razmislite, če morate citirati dele pogodbe, namesto da se nanj sklicujete. Če je pogodba dolga ali zelo zapletena, navedite ustrezen oddelek in nato pojasnite, na kateri strani in številki oddelka so informacije.
Sporočite prejemniku, da vam bo z veseljem posredoval še eno kopijo pogodbe za njegovo sklicevanje, če je izgubil svojo kopijo. Dajte mu svoje kontaktne podatke, na primer vaš e-poštni naslov ali telefonsko številko, če ima vprašanja ali bi želeli zahtevati dodatno kopijo pogodbe.
