Dokumenti o politiki in postopkih podjetja so ključni dejavnik za ohranjanje učinkovitosti, doslednosti in jasne komunikacije. Nekatera podjetja se odločijo za izdelavo posameznih dokumentov za različne postopke, medtem ko drugi zberejo vse politike in postopke v en priročnik, ki ga predstavijo vsakemu zaposlenemu. Dobro dokumentirane politike in postopki zagotavljajo koristi zaposlenim, strankam in podjetju.
Nastavite pričakovanja
Politike podjetja pogosto postavljajo pričakovanja glede obnašanja zaposlenih na teme, kot so prisotnost, pravočasnost, kodeks oblačenja, varnostni predpisi in drugo. Dokumenti o politikah in postopkih pogosto določajo odgovornost podjetja do zaposlenih, vključno z najemanjem enakih možnosti, počitnic in bolniških dni, družinskim dopustom itd. zaposleni se strinja, da bo upošteval pravila, določena v priročniku. Nekatera podjetja zahtevajo, da novi zaposleni podpišejo obrazec, ki navaja, da so prejeli priročnik.
Spodbujanje učinkovitosti
Najučinkovitejši način za uresničitev cilja je temeljna osnova procesov v podjetju. To morda ni najlažji ali najhitrejši način, vendar je to najmanj delovno intenziven način za dosego cilja, ne da bi žrtvovali kakovost, povzročili tveganje ali prezrli vse zakonske zahteve. Teoretično, če vsak zaposleni vsakič sledi zastavljenemu postopku za vsako nalogo, bo podjetje na najučinkovitejši možni način doseglo vse cilje. V resnici prednostni postopek morda ne bo mogoč vsakič, tako da mnogi procesi dejansko vključujejo posebno politiko o tem, kako ravnati v takšni situaciji. To lahko vključuje odobritev na višji ravni ali preprosto dodatno dokumentacijo.
Spodbujajte skladnost
Usklajenost običajno povzroča učinkovitost. Kadar ljudje vsakokrat delajo stvari na enak način, lahko sčasoma dokončajo proces v krajšem času, kar pomeni, da lahko opravijo več dela v enakem času. Doslednost vzbuja tudi zaupanje. Dosledne metode zagotavljajo strankam, da bo podjetje ob vsaki interakciji ravnalo z njihovimi računi z enako skrbnostjo in natančnostjo. Doslednost pomaga zaposlenim in strankam vedeti, kaj lahko pričakujejo, ko se soočajo z določeno situacijo.
Ostani pravno
Zakoni, regulativni organi ali zavarovalnice zahtevajo, da podjetja dokumentirajo in distribuirajo nekatere postopke in postopke. Večina držav na primer od podjetij zahteva, da imajo določen postopek za obravnavo odškodninskih zahtevkov delavcev in zagotovijo, da vsi zaposleni vedo, kako proces deluje. Zavarovalnice in regulativne agencije, kot je OSHA, od podjetij zahtevajo podrobne varnostne politike, zlasti v proizvodnem okolju. Vključitev teh informacij v dokument procesa in postopka podjetju omogoča izpolnjevanje zahtev glede distribucije.
Učinkovito komunicirajte
Podjetje ima lahko veliko zaposlenih, več lokacij in / ali zaposlenih, ki delajo različne izmene. Zaposleni bodo zapustili podjetje in v podjetje se bodo vključili novi zaposleni. Najlažji način za posredovanje pričakovanj in procesov vsem zaposlenim, ne da bi nikogar pozabili, da se informacije izločijo ali da so nedosledne, je pisanje in distribucija formalnih dokumentov o politiki in postopku. Zagotavljanje, da ima vsakdo dostop do istih informacij, pomaga podjetju zaščititi podjetje pred neutemeljenimi oblekami za neupravičene odpovedi.
