Obrazec za notranjo davčno službo W-9 se uporablja za pridobitev identifikacijske številke davkoplačevalca za posameznika ali družbo. Podjetja uporabljajo ta obrazec za pridobitev TIN za nove prodajalce. Po pridobitvi prvotnega obrazca IRS W-9 podjetjem ni treba pridobiti posodobljenih obrazcev za uveljavljene prodajalce; dobavitelji so odgovorni za zagotavljanje posodobljenega obrazca W-9, če se nekatere informacije spremenijo.
Posodabljanje informacij W-9
Prodajalec je dolžan družbi predložiti nov obrazec W-9, če se ime ali TIN za prodajalca spremeni. Poleg tega, če poslovna struktura prodajalca spremeni svoje davčne zahteve, je treba zagotoviti nov obrazec W-9.
Uporaba W-9
IRS zahteva, da podjetja vložijo obrazec 1099, da poročajo o plačilih določenim prodajalcem, ki presegajo 600 evrov. Obrazec W-9 zagotavlja, da bo podjetje imelo dovolj informacij za vložitev obrazca 1099, če bo potrebno.
Nadomestne oblike
IRS omogoča podjetjem, da uporabljajo svoje lastne obrazce namesto obrazca W-9, če zahteva bistveno podobne informacije. Na primer, podjetje lahko ustvari svojo lastno obliko namestitve dobavitelja in jo pošlje vsem novim prodajalcem. Ta obrazec lahko vključuje tako podatke o prodajalcu, ki so specifični za podjetje, kot tudi informacije na obrazcu W-9.
Obrazec W-9 Informacije
Obrazec W-9 zahteva ime prodajalca, poštni naslov, davčno klasifikacijo in številko socialnega zavarovanja ali identifikacijsko številko delodajalca. Obrazec W-9 ali enakovreden nadomestek morata prav tako zahtevati, da prodajalec potrdi, da je navedena identifikacijska številka davkoplačevalca točna, da je prodajalec državljan Združenih držav in da prodajalec ni podvržen rezervnemu zadržanju.
Kazni
Če podjetje od prodajalca zahteva obrazec W-9 in prodajalec ne ravna v skladu z njim, je lahko prodajalcu naložena kazen v višini 50 evrov, razen če je napaka posledica razumnega razloga in ne namerne malomarnosti. Prodajalec lahko kaznuje tudi civilne in kazenske sankcije, če so posredovane napačne informacije.
