Upravljanje evidenc v podjetju vključuje razvrščanje, shranjevanje, varovanje in ohranjanje ali odstranjevanje zapisov. Fotografije, e-poštna sporočila in datoteke se obravnavajo kot zapisi. Zapisi so razvrščeni glede na njihovo poslovno funkcijo. Datoteka je lahko na primer uvrščena v "aktivno" in se nahaja v seriji poročil o napredku. Sama serija je lahko kategorizirana kot zgodovinska ali fiskalna.
Pravno
Upravljanje evidenc ima ključno vlogo za organizacije, ki proizvajajo številne pravne dokumente. Za obstoj korporacije je pomembno, da se hrani knjižnica pravnih dokumentov. Pravni postopek je lahko bolj zapleten, če se ne upošteva upravljanje dokumentov. Pravna dokumentacija mora biti lahko dostopna, če je družba udeležena v primeru ali če pride do pravne krize.
Upravna
Z administrativnega vidika mora program za vodenje evidenc prepoznati, ohraniti in razpolagati z dokumenti na logičen in zakonit način. V šolskih sistemih lahko vodenje in arhiviranje evidenc vključuje informacije, ki jih posredujejo inštruktorji. Ta vrsta informacij vključuje pisalni ali besedni material. Vključena so tudi pisma, ki so bila poslana študentom in staršem.
Raziskave
Tržne raziskave podjetja, strateški načrti in poslovni načrti so časovno občutljivi dokumenti. Način njihove uporabe je odvisen od tekočih projektov ali ciljev organizacije. Če želi družba prodreti na nov trg, se lahko zanese na primarne ali sekundarne raziskave. Vsaka oblika referenčnega materiala ima lahko pomembno vlogo pri prizadevanjih za širitev podjetja.
