JISC InfoNet opisuje upravljanje zapisov kot sistematično upravljanje vseh zapisov skupaj z informacijami ali podatki, ki jih vsebujejo. V preteklosti so bili ti zapisi shranjeni v papirni obliki, vsaka velika organizacija pa je imela register, včasih pa ga je vodila vojska uradnikov. Danes so prevzeli elektronske sisteme za upravljanje dokumentov. Ročni in elektronski sistemi za upravljanje dokumentov imajo tako jasne prednosti kot tudi slabosti.
Pridobivanje in izmenjava podatkov
Glavni razlog, zakaj so številne organizacije brez papirja, je enostavnost, s katero elektronski sistem omogoča pridobivanje in izmenjavo informacij. Kadar se podatki hranijo na papirju in shranijo v registru, pridobivanje podatkov predstavlja izziv. Poleg tega lahko informacije uporablja samo posameznik naenkrat. Medtem ko elektronski sistemi rešujejo ta problem, tudi z drugimi izzivi.
Stroški opreme in možnost zastarelosti
Ko organizacija gre brez papirja, so na papirju ogromne količine podatkov, ki jih je treba skenirati in shraniti v digitalni obliki. Strojna in programska oprema, potrebna za to vajo, stanejo precej denarja. Razveljavitev prvotnih stroškov, precejšnja pomanjkljivost pri elektronskih sistemih pa je, da sta strojna in programska oprema v sorazmerno kratkem času zastareli. Strojna oprema lahko zahteva spremembo v samo 18 mesecih, medtem ko se programska oprema spremeni vsake 2-3 leta.
Elektronski sistemi in problematika ljudi
Izvajanje sistema za vodenje elektronskih dokumentov zahteva spremembo v odnosu zaposlenih. Vsako radikalno spremembo v organizaciji gledajo skeptičnost številni zaposleni, ki niso prepričani, kako bodo te spremembe vplivale nanje. Ko starejše načine organiziranja datotek nadomestijo z novimi, delavec čuti izgubo nadzora in to je treba obravnavati z zagotovili delodajalca - in podprto z uspešnim izvajanjem sistema.
Varnost in druga vprašanja
S povečano izmenjavo informacij, ki jo omogoča elektronski sistem za upravljanje dokumentov, se pojavlja vprašanje varnosti. Če se ne uvedejo ustrezni ukrepi, postanejo zaupne informacije o podjetju lahko v napačnih rokah. Poleg tega bi upravljanje zapisov lahko postalo problem, ko je sistem zamašen z nepotrebnimi zapisi (kot so kopije dokumentov). Ni neobičajno, da najdemo situacije, kjer je veliko število dokumentov, ki jih hranijo, dejansko neželena pošta.
