Upravljanje evidenc je nujna funkcija podjetij, neprofitnih organizacij, vladnih agencij, socialnih agencij, zdravstvenih, trgovskih, finančnih, šol, šol in univerz ter vseh drugih subjektov, ki ustvarjajo informacije, ki jih potrebujete za določeno časovno obdobje. Posamezna gospodinjstva potrebujejo tudi dobro vodenje evidenc. Upravljanje evidenc je poleg tega sistematičen, organiziran, načrtovan in nadzorovan proces upravljanja ali sledenja življenjskega cikla zapisov. Zapis je lahko oprijemljiv papirni predmet ali pa je v digitalni ali elektronski obliki. Evidence se lahko hranijo na finančnih, medicinskih, informativnih, uradnih dokumentih, pisarniških dokumentih, plačilnih listih, vladnih obrazcih in elektronskih sporočilih med več sto drugimi vrstami zapisov. Upravljanje evidenc obravnava tri faze življenjskega kroga zapisov: ustvarjanje ali prejem zapisnika; vzdrževanje, varno shranjevanje, priklic ali splošno uporabo zapisa; razpolaganje z zapisom.
Ustvarjanje zapisov
Ustvarjanje ali prejemanje zapisov je tisto, kar ustvarja povpraševanje po upravljanju dokumentov. Ne glede na to, ali gre za prijavo za zaposlitev, račun ali poročilo o kontroli zalog, je treba po izdelavi evidence uporabiti vse druge operacije ali funkcije upravljanja za ta zapis. Ena od funkcij procesa upravljanja zapisov je določiti tok zapisa, ko je bil ustvarjen ali prejet. Kdo mora videti zapis? Kje se zapis odvija po tem, ko so vsi gledali ali ravnali v skladu z zapisom (kot je beleženje plačila na račun)? Kdo je odgovoren za varno shranjevanje zapisov? Vsa ta vprašanja potrebujejo dobro sporočene odgovore.
Vzdrževanje zapisov
Vzdrževanje zapisa vključuje razvoj operacij za shranjevanje zapisa. Pri shranjevanju zapisov je treba uresničiti številne pomisleke, vključno z omogočanjem dostopa do zapisov tistim, ki se morajo sklicevati na informacije ali imeti dostop do osebne narave zapisa. Druga stran dostopa do zapisa označuje, kdo ne more imeti dostopa do zapisa. Ko je zapis izven njegovega shranjevanja, je za dobro vodenje evidenc bistvenega pomena, da ima vzpostavljen sistem, ki določa, kdo ima evidenco, kje imajo zapis in kdaj nameravajo vrniti zapis. Zagotavljanje pravilnega vračanja zapisov je tudi pomemben del sistema za upravljanje dokumentov. Varno shranjevanje zapisov lahko vključuje shranjevanje digitalnih kopij vsakega posnetka iz prostorov v drugi pisarni ali v sef v banki. Zapise hranite na suhem in hladnem mestu, da preprečite poškodbe papirnih ali elektronskih kopij. Arhivski procesi so del vzdrževalne faze upravljanja dokumentov. Določanje, kdaj postane dokument primeren za arhiviranje, je del upravljanja zapisov. Del te funkcije so tudi izbira, kje se arhivi arhivirajo in koliko časa so arhivi arhivirani. Nekateri zapisi, kot so zgodovinski zapisi, se lahko hranijo za življenje in včasih tudi izven podjetja. Za mesta, zvezne države in občine je treba zgodovinske zapise shraniti za nedoločen čas.
Odstranjevanje zapisov
Odločanje o zapisih v ustreznem časovnem okviru je kritično. Odstranjevanje večine zapisov je treba zaključiti z drobljenjem. Upoštevati je treba, kako dolgo je treba shraniti zapis. Časovni okvir za vodenje evidenc je odvisen od narave zapisa. Nekateri podatki o skladiščenju narekujejo vladni predpisi, kot so davčne evidence, nekatere banke za upravljanje posojil, nekatere pa tudi pravne smernice, kot so delniški dokumenti. Vključuje tudi določanje, kako se dokumenti odstranijo, na primer z razrezovanjem v podjetju ali najemom zunanjega podjetja, da se razreže, in da je lahko koristen tudi razvoj sledilnega sistema odstranjevanja. Navedite, kateri zapisi po kategorijah, kjer se odlagajo, kako so bili odtujeni in kje so lahko koristni za dolgoročno upravljanje evidenc. Poleg tega lahko izvajanje mehanizma za odjavo za odstranjevanje zapisov pomaga zagotoviti, da vsi, ki morajo vedeti, vedo, preden so kakršne koli zapise uničene.
Drugi vidiki upravljanja zapisov
Več drugih možnosti za vključitev v sistem za upravljanje dokumentov vključuje dokumentiranje in posredovanje politik in postopkov, povezanih z upravljanjem vseh evidenc, razvijanje in izvajanje nadzornih mehanizmov in postopkov za vsako fazo upravljanja dokumentov ter vzdrževanje enostavnega in enostavnega komuniciranja in enostavnega upravljanja dokumentov. upravljati.
Viri za upravljanje učnih zapisov
Na voljo je na stotine virov za učenje učinkovitega upravljanja dokumentov. Tehnične šole, visoke šole in univerze, spletno usposabljanje in referenčne knjige obilujejo v lokalni knjigarni ali knjižnici, ki lahko pomaga pri razvoju učinkovitega in skladnega sistema za upravljanje evidenc. Vedno preverite pri lokalnih, državnih in zveznih predpisih glede posebnih pravil za upravljanje dokumentov.
