Ne glede na to, ali imate majhno podjetje ali veliko korporacijo, je pomembno, da dokumente, ustvarjene med poslovanjem, ustrezno shranite in upravljate. Te lahko vključujejo vse od digitalnih datotek in davčnih napovedi za pogodbe in poročila o projektih. Tukaj prihaja upravljanje dokumentov in dokumentov. Njegovi glavni cilji so obdelava zapisanih informacij, izboljšanje splošnih delovnih procesov in zagotavljanje hitrejšega pridobivanja podatkov. Obstaja več vrst sistemov za upravljanje zapisov in vsaka ima posebne značilnosti.
Kaj je sistem za vodenje evidenc?
Manjkajoči poslovni prejemki ali računi, napačni dokumenti in poškodovane datoteke so vse običajne pritožbe med lastniki podjetij. Med letoma 2005 in 2018 je bilo več kot 22 milijonov zapisov izpostavljenih v ZDA kot posledica kršitev podatkov. Poleg tega zaposleni polovico svojega časa porabijo za iskanje informacij, povezanih z dejavnostjo podjetja. Več kot 26 odstotkov jih pravi, da je upravljanje podatkov v njihovih organizacijah nekoliko kaotično.
Podjetja, velika in mala, morajo hraniti svoje evidence za določeno obdobje. Bančne izjave in izjave o kreditnih karticah, na primer, morajo biti shranjene na varnem mestu najmanj sedem let. Enako velja za dokumente za pripravo davčne napovedi. Izjave o investicijskih računih, preklicani čeki in plačila je treba hraniti najmanj eno leto.
Kaj če se ti dokumenti izgubijo ali poškodujejo? Predstavljajte si, da je računalnik vklopljen, da se zavedate, da je bil hekiran. Če vaša pisarna zgradi požar, lahko vse vaše datoteke izgubite za vedno. Seveda lahko kopije vedno shranite na drugem mestu, vendar bi to pomenilo več prostora in višje stroške.
Sistem za upravljanje zapisov, znan tudi kot sistem RMS, lahko vse olajša. Ta vrsta programske opreme vam omogoča shranjevanje, iskanje in uporabo uradnih evidenc kot dokazov o transakcijah, plačilih in drugih poslovnih operacijah. Najnovejši programi za upravljanje dokumentov in zapisov imajo napredne funkcije, kot so iskalna orodja, zmožnosti skeniranja, orodja za hrambo in klasifikacijo, funkcije za sledenje skladnosti in še več.
Upravljanje zapisov ne zagotavlja le, da bodo vaše datoteke takoj na voljo, kadar jih potrebujete, lahko pa tudi izboljša potek dela in produktivnost v vaši organizaciji. Zaposleni bodo lahko hitro pridobivali podatke, obdelovali informacije, identificirali lastnika vsake serije zapisov in odpravili odvečne podatke.
Programska oprema za upravljanje zapisov v oblaku
S sistemom za upravljanje zapisov v oblaku imate vse dokumente na enem mestu. Ta digitalna rešitev za shranjevanje deluje kot skladišče za datoteke v vaši organizaciji, kar vam omogoča dostop do njih kadarkoli in kjerkoli. To je še posebej uporabno za podjetja z oddaljenimi skupinami, pa tudi za podjetja, ki imajo pisarne na več lokacijah.
Ta vrsta programske opreme RMS ohranja vaše datoteke varne in odpravlja potrebo po dodatnih programih za izvajanje rutinskih varnostnih kopij. Poleg tega omogoča uporabnikom, da dodelijo določene datoteke drugim članom skupine in pošljejo obvestila v realnem času, namesto da pošiljajo e-pošto. Ker so podatki shranjeni na strežnikih gostitelja, je manj občutljiv na kibernetske napade.
Programska oprema za upravljanje poslovnih zapisov
Velike organizacije se običajno odločijo za programsko opremo za upravljanje poslovnih zapisov. Ti programi imajo napredne zmogljivosti in lahko shranjujejo, organizirajo in obdelujejo velike količine podatkov. S sistemom RMS podjetja boste lažje upravljali fizične in digitalne zapise, spremljali stanje in lokacijo vsake datoteke ter prenesli podatke iz starih sistemov v najnovejšo programsko opremo.
Za najboljše rezultate izberite program z varovanimi kontrolniki dostopa do uporabnikov, mehanizmom za urejanje podatkov v realnem času in upravljanjem odstranjevanja. Zanesljiv sistem RMS podjetja vam omogoča, da shranite zapise, opravite iskanje po celotnem besedilu in uvozite fizične in digitalne zapise v poljubni obliki iz katerega koli vira. Te funkcije lahko poenostavijo vaše poslovanje in omogočijo boljše odločanje.
Te vrste programske opreme za upravljanje dokumentov je mogoče nadalje razčleniti na več drugih kategorij. Sistemi za upravljanje vsebin, sistemi za upravljanje z dokumenti in sistemi za digitalno upodabljanje so samo nekateri. Katera izbira je odvisna od potreb in proračuna vašega podjetja.
